Cẩm nang hoạt động thu chi tài chính trong quản lý vận hành nhà chung cư

Trong công tác quản lý vận hành nhà chung cư, việc minh bạch các khoản thu chi luôn là vấn đề được quan tâm nhất hiện nay. Hoạt động thu chi tài chính nhà chung cư minh bạch, rõ ràng không chỉ giúp BQT, BQL tối ưu công tác quản lý mà còn giúp xây dựng hình ảnh đẹp đối với cư dân. Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu rõ hơn về cẩm nang hoạt động thu chi tài chính tại chung cư sẽ như thế nào.

Điều 01: Phạm vi điều chỉnh thu chi tài chính nhà chung cư và đối tượng áp dụng

Quy chế thu chi tài chính của tòa nhà/chung cư quy định về việc thu, chi tài chính của BQT chung cư.
Những đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh này: thành viên BQT, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 02: Mục đích ban hành quy chế thu chi tài chính nhà chung cư

Quy chế thu chi tài chính nhà chung cư nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật hiện hành trong việc thu, chi tài chính của tòa nhà/chung cư do BQT đảm nhiệm.

Điều 03: Nguyên tắc thu, chi tài chính nhà chung cư của các quỹ do BQT quản lý

Theo Thông tư 02/2016/TT – BXD và Luật Nhà ở 65/2014 quy định hoạt động thu, chi tài chính có liên quan đến quỹ chung cư do BQT đại diện cư dân quản lý, điều hành. Hoạt động tài chính này do hội nghị nhà chung cư thông qua.
Những khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư được nộp vào quỹ do BQT quản lý. Do đó, việc sử dụng quỹ do BQT quản lý phải đảm bảo đúng mục đích, hiệu quả và tuân thủ quy định của pháp luật với mục đích đảm bảo chất lượng sống của chủ sở hữu, cư dân nhà chung cư.
Đối với những khoản thu – chi tài chính của nhà chung cư phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Các khoản kinh phí quản lý vận hành tòa nhà/chung cư phải thực hiện theo nguyên tắc tự chủ, hợp lý không thâm hụt.

Điều 04: Quy định chung các khoản thu chi tài chính nhà chung cư của quỹ do BQT quản lý

Quy định chung

Những khoản thu, chi tài chính do BQT quản lý bao gồm:

Phí bảo trì tòa nhà/chung cư: là những khoản phí phải trả cho việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà/chung cư với mục đích duy trì công năng của tòa nhà. – Phí quản lý vận hành được dùng để chi trả cho công tác điều hành, quản lý và chi phí hoạt động thường xuyên của tòa nhà/chung cư.
Quỹ bảo trì là những loại quỹ thu, chi có liên quan đến phí bảo trì. Quỹ quản lý là quỹ thu và chi liên quan đến phí quản lý. Quỹ bảo trì và quỹ quản lý phải được dùng hợp lý và phù hợp với quy định của tòa nhà/chung cư và pháp luật có liên quan.

Hoạt động thu – chi của BQT tòa nhà/chung cư cần tuân thủ theo quy chế tài chính, quy định của pháp luật có liên quan.

BQT tòa nhà/chung cư với tư cách pháp nhân là người đại diện cho cư dân chỉ được phép thu các khoản phí theo đúng quyết định của Hội nghị nhà chung cư và pháp luật có liên quan.

Quỹ bảo trì là một trong những loại quỹ nằm trong hoạt động thu chi tài chính của chung cư được dùng để chi trả cho phí bảo trì của tòa nhà/chung cư. Theo đó, quỹ bảo trì là quỹ được các cư dân đóng góp từ phí bảo trì căn hộ. Quỹ bảo trì sẽ được chuyển giao từ Chủ đầu tư sang cho BQT.
Quỹ Quản lý được đóng góp từ cư dân và chủ đầu tư, tiền lãi ngân hàng và các khoản thu khác… Các cư dân sẽ được sử dụng các tiện ích từ loại quỹ này. Đồng thời, chủ sở hữu căn hộ chung cư phải đóng phí quản lý hàng tháng nhằm mục đích chi trả cho phí quản lý vận hành chung cư.

Qũy bảo trì, quỹ quản lý sử dụng tài khoản như thế nào trong hoạt động thu chi tài chính

Ban Quản trị lập ba tài khoản thanh toán riêng tại các tổ chức tín dụng uy tín đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý và sử dụng tách biệt cho các loại quỹ, cụ thể như sau:

+ Tài khoản quỹ bảo trì: dùng để thu, quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà/chung cư (Tài khoản A).

+ Tài khoản thanh toán phí bảo trì: phần sở hữu chung của tòa nhà/chung cư (Tài khoản B).

+ Tài khoản để thu, thanh toán kinh phí quản lý, vận hành tòa nhà/chung cư (Tài khoản C).

Điểm a, khoản 4.2.1 quy định về các tài khoản thu, quản lý quỹ bảo trì. Theo đó, các khoản tiền chuyển đến, chuyển đi từ tài khoản này đều phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua và phải được 75% các thành viên BQT đồng ý.

Tiền chỉ được chuyển từ tài khoản quỹ bảo trì chuyển sang tài khoản thanh toán phí bảo trì với mục đích thanh toán hoặc tiết kiệm, không được dùng với mục đích nào khác. Khoản tiền được chuyển vào tài khoản thanh toán phí bảo trì phải được thực hiện theo kế hoạch bảo trì của năm tiếp theo và được Hội nghị nhà chung cư thông qua, với 75% sự tán thành của các thành viên BQT.

Sau khi chuyển tiền từ tài khoản Quỹ bảo trì sang tài khoản thanh toán quỹ bảo trì, số tiền còn lại sẽ được gửi tiết kiệm với tỷ lệ lần lượt là 90%, thời hạn 12 tháng tại 3 ngân hàng và 10% thời hạn 3 tháng.

Việc lựa chọn ngân hàng để gửi số tiền tiết kiệm này phải được thông báo và chọn thầu công khai trong Hội nghị nhà chung cư. Đồng thời, ngân hàng được chọn phải được HNNCC thông qua và thuộc top những ngân hàng uy tín hàng đầu Việt Nam.

Sau khi được HNNCC thông qua sử dụng, tiền từ tài khoản Quỹ bảo trì sẽ được chuyển sang Tài khoản thanh toán quỹ bảo trì và được BQT cân đối sử dụng dể gửi tiết kiệm ngắn hạn để tạo ra lợi ích kinh tế và đảm bảo công tác bảo trì tại tòa nhà chung cư.
BQT nhà chung cư nên lựa chọn tổ chức tín dụng uy tín để gửi tiền tiết kiệm, đồng thời xem xét sử dụng tiền lãi từ tài khoản bảo trì phần sở hữu chung để đảm bảo tối ưu lãi suất, an toàn tiên gửi, thuận tiện giao dịch.
Căn cứ vào kế hoạch thu – chi trong năm của Quỹ quản lý và nguồn kinh phí có trong tài khoản thu, thanh toán kinh phí bảo trì, BQL lên kế hoạch tính toán tiền gửi ngắn hạn để đạt được lợi ích kinh tế tối ưu và đạt hiệu quả kinh tế.
Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm tại các ngân hàng sẽ do Trưởng ban, phó ban BQT và một thành viên khác của BQT quyết định ký sau khi có kết quả đấu thầu (đối với tài khoản A) hoặc quyết định của BQT (đối với tài khoản B) phải có những điều khoản sau:

+ Chuyển giao tự động BQT hết nhiệm kỳ hoặc có quyết định công nhận BQT mới.

+ Toàn bộ số tiền gốc & lãi từ khoản tiền gửi tiết kiệm phải dược chuyển trở lại đúng tài khoản ban đầu khi đáo hạn, trước đáo hạn hoặc khi có sự kiện chuyển giao trước thời điểm đáo hạn.

Sau khi quyết toán toàn bộ chi phí bảo trì, số tiền bảo trì hàng năm còn thừa, thiếu sẽ được BQT cân đối để bổ sung vào năm tiếp theo phụ thuộc vào nghị quyết của HNNCC. Cùng với đó, BQT phải giải trình những lý do trong trường hợp thừa hoặc thiếu tiền bảo trì tại Hội nghị nhà chung cư.
Ba tài khoản được mở theo hình thức đồng chủ tài khoản, gồm:

+ Trưởng ban quản trị

+ Một Phó ban quản trị hoặc thành viên BQT chuyên trách về tài chính.

+ Một Phó ban là thành viên BQT và là đại diện của chủ đầu tư trừ trường hợp chủ đầu tư được bầu làm trưởng ban thì BQT bổ sung thành viên khác trong số các thành viên còn lại không phải đại diện của chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư không còn thành viên đại diện trong BQT thì BQT sẽ thay thế bằng một trong những thành viên của BQT.

BQT có thể quyết định phân công một thành viên chức danh “kế toán trưởng” đứng tên tại ngân hàng. Tài khoản A được phép chuyển tiền sang tài khoản B hoặc gửi tiết kiệm và lệnh ngân hàng chuyển tiền bắt buộc phải đủ 3 chữ ký các chủ tài khoản kèm theo nghị quyết BQT với tỷ lệ 100% thành viên BQT đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.

Lệnh ngân hàng thanh toán hoặc gửi tiết kiệm từ tài khoản B và C bắt buộc phải có đủ 03 chữ ký của chủ tài khoản.

Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư sẽ được BQT đăng ký để có thể xem được các giao dịch phát sinh nhằm đảm bảo ghi chép và báo cáo đầy đủ, kịp thời.
BQT không được lấy các khoản tiền trong Quỹ Bảo trì, Quỹ Quản lý để dùng vào mục đích cá nhân, nhóm dưới hoặc lợi ích khác. Việc sử dụng bất kỳ khoản tiền nào không liên quan đến công việc được coi là vi phạm quy chế, quy định của pháp luật.

Bài viết trên đã chia sẻ những kiến thức cơ bản về hoạt động thu – chi tài chính tòa nhà/chung cư. Hoạt động thu – chi tài chính và những hoạt động trong khuôn khổ quản lý tòa nhà/chung cư cần đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và nhất quán. Hy vọng với những chia sẻ hữu ích về hoạt động thu – chi tài chính trong bài viết này sẽ giúp BQT, BQL dễ dàng thực thi công việc và quản lý tốt công việc của phòng ban mình.