Hướng dẫn lập biên bản vi phạm nội quy chung cư đúng quy định

Hướng dẫn lập biên bản vi phạm nội quy chung cư

Trong quá trình quản lý và vận hành nhà chung cư, những hành vi như gây tiếng ồn, đỗ xe sai quy định, xả rác không đúng nơi, tự ý sửa chữa căn hộ, chiếm dụng không gian chung hoặc gây mất an ninh trật tự có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của những cư dân khác.

Để xử lý các trường hợp này một cách minh bạch, đơn vị quản lý vận hành và Ban quản trị cần có quy trình ghi nhận sự việc rõ ràng. Trong đó, biên bản vi phạm nội quy chung cư là một tài liệu quan trọng giúp xác định hành vi, thời điểm, địa điểm, người liên quan và căn cứ xử lý.

Theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, nhà chung cư thuộc phạm vi áp dụng phải có Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư. Nội quy bao gồm các quy định áp dụng đối với chủ sở hữu, người sử dụng, người tạm trú, khách ra vào, các hành vi không được thực hiện, sử dụng phần sở hữu chung, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và các nội dung khác phù hợp với đặc điểm từng nhà chung cư.

Biên bản vi phạm nội quy chung cư là gì?

Biên bản vi phạm nội quy chung cư có thể hiểu là văn bản được lập để ghi nhận một sự việc hoặc hành vi được cho là vi phạm nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Biên bản thường được lập bởi người có trách nhiệm theo cơ chế quản lý của tòa nhà, chẳng hạn nhân sự thuộc đơn vị quản lý vận hành, bộ phận an ninh hoặc người được Ban quản trị, đơn vị quản lý phân công.

Điểm cần lưu ý là biên bản trước hết có chức năng ghi nhận sự việc. Biên bản không nên được hiểu mặc nhiên là một quyết định xử phạt hành chính.

Nếu hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật và thuộc trường hợp bị xử phạt hành chính thì việc xử phạt phải được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền theo pháp luật. Nghị định 16/2022/NĐ-CP là một trong những văn bản quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng và có các quy định liên quan đến nhà ở, nhà chung cư.

Vì vậy, Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành cần phân biệt rõ:

Ghi nhận vi phạm → yêu cầu khắc phục → áp dụng biện pháp theo nội quy → xử lý hành chính hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.

Khi nào nên lập biên bản vi phạm nội quy chung cư?

Không phải mọi trường hợp vi phạm đều nhất thiết phải lập biên bản ngay từ lần đầu. Với các hành vi nhẹ, bộ phận quản lý có thể nhắc nhở hoặc gửi thông báo yêu cầu khắc phục.

Tuy nhiên, nên lập biên bản khi:

Hành vi vi phạm có tính chất nghiêm trọng

Ví dụ như tự ý can thiệp vào hệ thống kỹ thuật chung, gây nguy cơ mất an toàn, vi phạm quy định phòng cháy chữa cháy hoặc gây thiệt hại cho tài sản chung.

Người vi phạm tái phạm

Trường hợp đã được nhắc nhở nhưng tiếp tục thực hiện hành vi vi phạm nên chuyển sang hình thức ghi nhận chính thức để có cơ sở theo dõi.

Vi phạm gây ảnh hưởng đến nhiều cư dân

Ví dụ gây tiếng ồn kéo dài, chiếm dụng hành lang, sử dụng khu vực chung sai mục đích hoặc gây ảnh hưởng đến an ninh trật tự.

Có tranh chấp giữa các bên

Khi cư dân phản ánh và người bị phản ánh không thừa nhận hành vi, việc lập biên bản cùng tài liệu chứng minh sẽ giúp quá trình xác minh minh bạch hơn.

Nội quy chung cư phải là căn cứ đầu tiên

Trước khi lập biên bản, người thực hiện cần kiểm tra Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư đang có hiệu lực tại tòa nhà.

Theo quy định hiện hành, Bản nội quy phải có các nhóm nội dung quan trọng như quy định đối với chủ sở hữu, người sử dụng, người tạm trú và khách; các hành vi không được thực hiện; vệ sinh môi trường; văn hóa ứng xử; an ninh trật tự; sử dụng phần sở hữu chung; sửa chữa căn hộ; phòng chống cháy nổ; công khai thông tin và nghĩa vụ tài chính liên quan đến quá trình sử dụng nhà chung cư.

Trường hợp chưa tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng Bản nội quy theo quy định và công bố công khai. Sau Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư có trách nhiệm công khai Bản nội quy theo quy định.

Do đó, một biên bản tốt không chỉ ghi “vi phạm nội quy” mà nên chỉ rõ:

Hành vi nào → vi phạm điều khoản nào → xảy ra vào thời điểm nào → có bằng chứng gì.

7 nội dung cần có trong biên bản vi phạm

1. Thông tin về tòa nhà

Biên bản cần xác định rõ:

• Tên nhà chung cư;
• Tòa/block nếu có;
• Địa chỉ;
• Số biên bản;
• Thời gian và địa điểm lập biên bản.

Việc đánh số biên bản theo thứ tự sẽ giúp tòa nhà dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi lịch sử vi phạm.

2. Thông tin người vi phạm

Nên ghi:

• Họ và tên;
• Số căn hộ;
• Tư cách sử dụng căn hộ;
• Số điện thoại hoặc thông tin liên hệ nếu cần thiết.

Không nên mặc định người vi phạm luôn là chủ sở hữu. Người thực hiện hành vi có thể là người thuê, người thân, khách đến chơi hoặc người đang sử dụng căn hộ.

3. Mô tả chính xác hành vi

Đây là phần quan trọng nhất.

Không nên ghi:

“Căn hộ gây mất trật tự.”

Nên ghi cụ thể:

“Vào lúc 22 giờ 30 phút ngày…, bộ phận quản lý ghi nhận âm thanh lớn phát sinh từ căn hộ…, gây ảnh hưởng đến các căn hộ liền kề.”

Hoặc:

“Vào lúc 08 giờ 15 phút ngày…, bộ phận an ninh ghi nhận phương tiện… dừng, đỗ tại khu vực hành lang thoát hiểm của tầng…”

Cách mô tả này giúp biên bản mang tính khách quan và dễ xác minh hơn.

4. Căn cứ nội quy bị vi phạm

Biên bản nên ghi rõ điều khoản liên quan.

Ví dụ:

“Hành vi nêu trên được xác định là không phù hợp với Điều…, Khoản… của Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư…”

Nếu hành vi đồng thời có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật thì có thể ghi thêm căn cứ pháp luật phù hợp.

Không nên tự đưa ra căn cứ pháp lý nếu chưa kiểm tra văn bản đang có hiệu lực.

5. Tài liệu và bằng chứng

Có thể đính kèm:

• Hình ảnh;
• Video;
• Dữ liệu camera;
• Nhật ký bảo vệ;
• Phiếu phản ánh của cư dân;
• Biên bản xác nhận của nhân viên;
• Tài liệu về thiệt hại tài sản nếu có.

Ví dụ:

“Tài liệu kèm theo gồm 03 hình ảnh hiện trường và trích xuất camera từ 20 giờ 10 phút đến 20 giờ 30 phút ngày…”

Việc lưu trữ bằng chứng nên được thực hiện theo quy trình bảo mật dữ liệu của tòa nhà, chỉ sử dụng cho mục đích quản lý, xác minh và xử lý sự việc phù hợp.

6. Ý kiến của người bị lập biên bản

Đây là phần nhiều mẫu biên bản bỏ qua nhưng rất cần thiết.

Người bị lập biên bản nên có cơ hội:

• Xác nhận hành vi;
• Giải thích nguyên nhân;
• Không đồng ý với nội dung;
• Ghi nhận ý kiến riêng.

Ví dụ:

“Ý kiến của người được lập biên bản: Tôi xác nhận có phát sinh tiếng ồn nhưng cho rằng thời điểm phát sinh là trước 22 giờ.”

Việc ghi nhận ý kiến giúp hạn chế tình trạng biên bản chỉ thể hiện quan điểm của phía quản lý.

7. Yêu cầu khắc phục và thời hạn

Nếu phù hợp với nội quy, biên bản có thể ghi:

• Yêu cầu chấm dứt hành vi;
• Yêu cầu khắc phục hậu quả;
• Yêu cầu hoàn trả hiện trạng;
• Yêu cầu bồi hoàn thiệt hại nếu có căn cứ;
• Thời hạn thực hiện;
• Biện pháp tiếp theo nếu tiếp tục vi phạm.

Cần tránh ghi các biện pháp vượt quá thẩm quyền hoặc trái quy định pháp luật.

Người vi phạm có bắt buộc phải ký biên bản không?

Trong thực tế, có thể xảy ra trường hợp người bị lập biên bản không đồng ý hoặc từ chối ký.

Khi đó, không nên ép buộc họ ký.

Thay vào đó, người lập biên bản có thể ghi:

“Ông/Bà… đã được đọc/nghe nội dung biên bản nhưng từ chối ký xác nhận.”

Nếu có người chứng kiến, nên ghi rõ họ tên, chức vụ hoặc tư cách của người chứng kiến.

Đồng thời, nên lưu các tài liệu chứng minh sự việc như hình ảnh, video, nhật ký camera hoặc phản ánh của cư dân nếu có.

Điều quan trọng là biên bản phải phản ánh đúng diễn biến thực tế, không được tự ý ghi rằng người vi phạm “thừa nhận hành vi” khi họ thực tế không thừa nhận.

Quy trình lập biên bản vi phạm nội quy chung cư

Một quy trình quản lý có thể triển khai theo 7 bước:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Tiếp nhận phản ánh từ cư dân, nhân viên bảo vệ, camera hoặc bộ phận vận hành.

Bước 2: Xác minh

Kiểm tra thời gian, địa điểm, người liên quan và các thông tin có thể chứng minh sự việc.

Bước 3: Đối chiếu nội quy

Xác định hành vi có thuộc trường hợp bị cấm hoặc hạn chế theo Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư hay không.

Bước 4: Lập biên bản

Ghi nhận khách quan hành vi, thời gian, địa điểm, căn cứ nội quy và bằng chứng.

Bước 5: Ghi nhận ý kiến

Cho người bị lập biên bản trình bày ý kiến và ghi đầy đủ vào biên bản.

Bước 6: Yêu cầu khắc phục

Nêu rõ hành động cần thực hiện và thời hạn hoàn thành nếu có.

Bước 7: Theo dõi kết quả

Nếu người vi phạm khắc phục thì ghi nhận kết quả. Nếu tiếp tục tái phạm, thực hiện bước xử lý tiếp theo theo nội quy và quy định pháp luật.

Quy trình này phù hợp với nguyên tắc quản lý nhà chung cư hiện hành, trong đó chủ sở hữu và người sử dụng phải chấp hành nội quy, pháp luật về nhà ở và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư; các hành vi vi phạm cần được xử lý kịp thời theo quy định.

Có được phạt tiền người vi phạm nội quy chung cư không?

Đây là vấn đề cần đặc biệt thận trọng.

Ban quản trị hoặc đơn vị quản lý vận hành không nên mặc nhiên coi mọi vi phạm nội quy là căn cứ để tự đặt ra khoản tiền phạt.

Cần phân biệt giữa:

• Khoản tiền được thỏa thuận hoặc quy định hợp lệ trong cơ chế quản lý của nhà chung cư;
• Khoản tiền để bồi thường thiệt hại thực tế;
• Chi phí khắc phục hậu quả;
• Và tiền phạt vi phạm hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng.

Nếu hành vi thuộc trường hợp bị xử phạt hành chính thì việc xử phạt phải căn cứ pháp luật và được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền. Nghị định 16/2022/NĐ-CP là văn bản của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về xây dựng.

Vì vậy, trong biên bản, thay vì ghi ngay:

“Phạt cư dân 2.000.000 đồng.”

nên ghi theo hướng:

“Yêu cầu người sử dụng căn hộ chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả theo quy định của Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư và các quy định pháp luật có liên quan.”

Sau đó, nếu cần áp dụng chế tài cụ thể thì phải xác định rõ căn cứ và thẩm quyền.

Những trường hợp cần đặc biệt thận trọng

Vi phạm tiếng ồn

Cần ghi rõ thời điểm, nguồn phát sinh và mức độ ảnh hưởng nếu có cơ sở xác định. Không nên chỉ dựa vào nhận xét chủ quan như “rất ồn”.

Đỗ xe sai quy định

Nên ghi biển số, vị trí, thời gian và hình ảnh phương tiện. Nếu liên quan đến khu vực dành cho xe, hành lang hoặc lối thoát hiểm thì cần xác định đúng quy định áp dụng.

Tự ý sửa chữa căn hộ

Cần xác định nội dung sửa chữa, vị trí, thời gian và khả năng ảnh hưởng đến phần sở hữu chung, kết cấu, hệ thống kỹ thuật hoặc an toàn của tòa nhà.

Xả rác

Nên ghi nhận địa điểm, thời gian, loại hành vi và hình ảnh nếu có.

Chiếm dụng phần sở hữu chung

Cần xác định rõ khu vực bị chiếm dụng và căn cứ xác định đây là phần sở hữu chung hoặc phần sử dụng chung.

Vi phạm phòng cháy chữa cháy

Đây là nhóm hành vi cần xử lý nghiêm túc. Nếu hành vi có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn tính mạng, tài sản hoặc hệ thống phòng cháy chữa cháy thì không nên chỉ dừng ở việc nhắc nhở nội bộ.

Mẫu cấu trúc biên bản vi phạm nội quy chung cư

Một mẫu biên bản thực tế có thể bố trí theo cấu trúc:

BIÊN BẢN VI PHẠM NỘI QUY QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ

1. Thông tin chung

Tên nhà chung cư: …

Số biên bản: …

Thời gian lập: …

Địa điểm lập: …

2. Người lập biên bản

Họ và tên: …

Chức vụ/bộ phận: …

3. Người bị lập biên bản

Họ và tên: …

Căn hộ: …

Tư cách sử dụng: …

4. Nội dung sự việc

Thời gian xảy ra: …

Địa điểm: …

Mô tả hành vi: …

5. Căn cứ vi phạm

Điều…, Khoản… Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư.

6. Tài liệu kèm theo

Hình ảnh/video/camera/tài liệu khác: …

7. Ý kiến của người bị lập biên bản

…

8. Yêu cầu khắc phục

…

Thời hạn hoàn thành: …

9. Xác nhận

Người lập biên bản

Người bị lập biên bản

Người chứng kiến nếu có

Trường hợp từ chối ký: ghi rõ lý do hoặc việc từ chối ký.

Làm thế nào để biên bản có tính thuyết phục cao?

Một biên bản tốt không nằm ở việc sử dụng ngôn từ quá cứng rắn mà ở khả năng chứng minh được sự việc một cách khách quan.

Ban quản trị và đơn vị vận hành nên áp dụng 5 nguyên tắc:

Một là, ghi nhận sự kiện thay vì phán xét con người.

Không ghi “cư dân thiếu ý thức”, mà ghi chính xác hành vi đã xảy ra.

Hai là, luôn đối chiếu với nội quy.

Mỗi hành vi cần có căn cứ rõ ràng.

Ba là, tạo cơ hội cho người bị lập biên bản trình bày.

Điều này giúp giảm tranh chấp và tăng tính minh bạch.

Bốn là, lưu bằng chứng có hệ thống.

Mỗi biên bản nên có mã hồ sơ và tài liệu liên quan để dễ tra cứu.

Năm là, tách biệt ghi nhận và xử lý.

Biên bản là cơ sở ghi nhận sự việc. Việc áp dụng chế tài phải được thực hiện theo đúng căn cứ và thẩm quyền.

Ứng dụng công nghệ để quản lý vi phạm nội quy chung cư

Với những tòa nhà có số lượng cư dân lớn, việc quản lý bằng biên bản giấy dễ phát sinh tình trạng thất lạc hồ sơ, khó tra cứu lịch sử và khó theo dõi các trường hợp tái phạm.

Ban quản trị và đơn vị vận hành có thể xây dựng quy trình số hóa:

Cư dân phản ánh → tạo phiếu sự việc → nhân viên xác minh → chụp ảnh/video → lập biên bản điện tử → gửi thông báo → theo dõi khắc phục → lưu lịch sử.

Cách làm này giúp quản lý tập trung các thông tin như:

• Căn hộ liên quan;
• Loại vi phạm;
• Thời gian;
• Nhân viên xử lý;
• Hình ảnh và video;
• Nội dung biên bản;
• Lịch sử nhắc nhở;
• Tình trạng khắc phục;
• Số lần tái phạm.

Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành cũng khuyến khích việc áp dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Kết luận

Biên bản vi phạm nội quy chung cư là công cụ quan trọng để Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành ghi nhận, theo dõi và xử lý các hành vi ảnh hưởng đến môi trường sống chung.

Một biên bản chặt chẽ cần bảo đảm 4 yếu tố: đúng người, đúng hành vi, đúng căn cứ và có bằng chứng. Quan trọng hơn, việc lập biên bản phải được thực hiện khách quan, tôn trọng quyền trình bày của người liên quan và không nhầm lẫn giữa việc ghi nhận vi phạm với việc xử phạt hành chính.

Khi quy trình được chuẩn hóa và số hóa, việc xử lý các vấn đề như tiếng ồn, đỗ xe, xả rác, sửa chữa căn hộ, chiếm dụng không gian chung hay vi phạm an ninh trật tự sẽ minh bạch hơn, giảm tranh chấp và nâng cao chất lượng quản lý vận hành nhà chung cư.