Ban quản lý tòa nhà | Thông tin từ A đến Z bạn cần biết

Ban quản lý tòa nhà là bộ phận quan trọng quyết định mức độ hiệu quả của công việc vận hành và quản lý tòa nhà. Dưới đây là mọi thông tin bạn cần nắm được về khái niệm, công việc, quy trình làm việc, sơ đồ tổ chức, mô hình của Ban quản lý tòa nhà.

1. Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban quản lý tòa nhà là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một tòa nhà. Các hoạt động của đội ngũ này được xét duyệt bởi Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản. Tuy nhiên, Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản chỉ xét duyệt các đơn vị đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư

2. Chức năng của ban quản lý tòa nhà

2.1. Tối ưu quản lý tài chính

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng mà ban quản lý tòa nhà phải đảm nhiệm là vạch ra giải pháp tối ưu quản lý tài chính.

Thông thường, khách hàng và cư dân sử dụng một tòa nhà phải đóng phí quản lý hàng tháng. Khi gộp lại, những khoản phí này sẽ biến thành con số rất lớn. Việc của ban quản lý tòa nhà là nhận bàn giao và sử dụng minh bạch, hợp lý các khoản phí này, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người đang sử dụng tòa nhà.

Việc tối ưu quản lý tài chính hợp lý giúp cho tòa nhà vận hành hiệu quả, chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn, đồng thời, đảm bảo được lợi ích của cả cư dân lẫn ban quản lý.

2.2. Tạo giải pháp quản lý nhân sự

Giải pháp quản lý nhân sự cũng rất quan trọng vì muốn tòa nhà vận hành hợp lý, trước hết phải bố trí nhân sự hợp lý.

Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm nghiên cứu, tìm hiểu để tuyển dụng, điều hành nhân sự tại các bộ phận trong tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần để tâm đến khâu đào tạo nhân sự và ra quy chế thưởng phạt.

Tuy nhiên, quản lý con người chưa bao giờ là việc dễ dàng. Do đó, cần có một phương pháp giám sát, quản lý và đánh giá khoa học để tối ưu hiệu quả của công việc này. Điều đó góp phần đảm bảo đội ngũ nhân sự làm việc một cách nghiêm túc và chỉn chu.

Ngoài ra, các bộ phận nhân sự trong một tòa nhà phải có sự thống nhất, liên kết chặt chẽ với nhau để mọi hoạt động diễn ra nhịp nhàng, suôn sẻ. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm kết nối và duy trì sự thống nhất, đồng bộ này.

2.3. Quản lý khách hàng chi tiết

Nắm được thông tin thiết yếu về khách hàng sử dụng tòa nhà là chìa khóa then chốt giúp ban quản lý đưa ra chính sách đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Bằng cách này, ban quản lý có thể giữ chân khách hàng mà không gây ảnh hưởng đến chủ dự án hay làm tổn hại lợi ích chung của toàn bộ tòa nhà.

2.4. Bảo trì các hệ thống kỹ thuật

Để mọi hệ thống trong tòa nhà như hệ thống điện nước, điều hòa, thang máy,… hoạt động ổn định, ban quản lý cần thường xuyên bảo trì hệ thống kỹ thuật.

Trách nhiệm của đội ngũ này là liên tục kiểm tra hệ thống kỹ thuật để sớm thực hiện bảo trì, sửa chữa, khắc phục các vấn đề đang tồn tại. Trong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, ban quản lý tòa nhà cũng cần phải theo dõi sát sao để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

2.5. Giám sát công tác vận hành

Thông thường, trong công tác vận hành tòa nhà, ngoài ban quản lý thì còn có sự tham gia của các cá nhân, nhà thầu liên quan. Lúc này, ban quản lý phải giám sát, theo dõi xem các cá nhân, tổ chức đó đã thực hiện đúng quy trình của công tác vận hành hay không.

Việc giám sát góp phần giúp ban quản lý đánh giá và đảm bảo toàn bộ hoạt động bảo dưỡng, bảo trì đều bám sát các yêu cầu, kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, thường xuyên khảo sát tòa nhà để kịp thời phát hiện dấu hiệu xuống cấp cũng là đầu việc quan trọng mà ban quản lý cần lưu tâm khi giám sát công tác vận hành.

Các công tác giám sát vận hành tòa nhà đảm bảo cho hệ thống điện, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống cấp thoát nước và phòng cháy chữa cháy,… diễn ra thường xuyên, giúp hạn chế tối đa những sự cố phát sinh, giúp cho hệ thống luôn hoạt động ổn định, an toàn.

3. Quy trình làm việc của ban quản lý tòa nhà

3.1. Quy trình quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng

Ban quản lý cần kiểm soát kỹ càng hợp đồng cho thuê nhà với các điều kiện cụ thể giữa khách hàng và chủ đầu tư, đồng thời, cần xác định rõ:

• Yêu cầu và trách nhiệm của nhà đầu tư với khách hàng thuê nhà
• Quy trình thu tiền hằng tháng
• Quy trình thanh lý hợp đồng

3.2. Quy trình quản lý khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng bao gồm các bước xử lý, đánh giá, quản lý các vấn đề liên quan như dịch vụ khách hàng sử dụng, khiếu nại,… như sau:

• Quy trình quản lý và sử dụng phòng của tòa nhà
• Quy trình đánh giá sự hài lòng của khách hàng
• Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại
• Quy định về an toàn, an ninh cho khách hàng
• Quy định bảo vệ tài sản của khách hàng
• Quy định quản lý vệ sinh cho khách hàng
• Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà

3.3. Quy trình an ninh

An ninh, an toàn là vấn đề nổi cộm mà bất cứ cư dân, khách hàng nào sử dụng tòa nhà cũng quan tâm. Vì thế, ban quản lý phải thực hiện tốt quy trình an ninh và nắm rõ:

• Nội quy về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ
• Quy trình tuần tra đối với bộ phận bảo vệ
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào tòa nhà
• Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
• Quy trình trông giữ xe
• Quy trình ứng phó với các tình huống khẩn cấp như nổi loạn gây rối, phá hoại, tai nạn, mất mát, sơ cấp cứu, cứu nạn cứu hộ,…
• Xây dựng phương án đề phòng sự cố phát sinh

3.4. Quy trình an toàn vệ sinh

Ban quản lý cần lên kế hoạch vệ sinh định kỳ, thường xuyên cho các khu vực trong tòa nhà, từ thang máy, sảnh chung cho tới cầu thang bộ,… Đối với rác thải sinh hoạt, ban quản lý cần áp dụng phương án xử lý theo đúng yêu cầu của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Trước khi tiến hành, ban quản lý cần:

• Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích và hạng mục của tòa nhà
• Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể tương ứng với từng hạng mục
• Xây dựng phương án hỗ trợ giữa các bộ phận vệ sinh để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả

3.5. Quy trình vận hành và bảo trì

Việc này giúp cho tòa nhà luôn được đảm bảo vận hành an toàn và có tuổi thọ lâu dài. Ban quản lý cần áp dụng quy trình sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ đối với mọi thiết bị được sử dụng trong tòa nhà:

• Vận hành hệ thống kỹ thuật, kiểm tra hoạt động, tình trạng của thiết bị và giải quyết những sự cố phát sinh.
• Bảo trì, bảo dưỡng, cải tiến những hư hỏng nhỏ
• Thay thế vật tư, phụ tùng phụ kiện nhỏ cho các hệ thống kỹ thuật
• Trực tiếp giám sát nhà thầu thi công đảm bảo kỹ thuật và an toàn
• Xây dựng quy trình tác nghiệp nhằm kiểm soát hoạt động kỹ thuật

4. Sơ đồ tổ chức ban quản lý tòa nhà

Ban quản lý tòa nhà thường được tổ chức với các vị trí như sau:

• Trưởng Ban quản lý: Là đội ngũ một hoặc nhiều người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong Ban quản lý tòa nhà.
• Phó ban (hoặc trợ lý): Là người dưới quyền Trưởng Ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà. Vị trí này đóng vai trò tham mưu lên cấp trên về phương thức quản lý tối ưu, tiếp nhận cũng như đưa ra hướng xử lý vấn đề từ các bộ phận đưa lên.
• Dưới trưởng ban và phó ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn bao gồm:
  • Bộ phận kỹ thuật
  • Bộ phận hành chính, lễ tân
  • Bộ phận kế toán
  • Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng
  • Các nhà thầu chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng, thu gom rác…

5. Mô hình ban quản lý tòa nhà

5.1. Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập

Với mô hình này, chủ đầu tư tự thành lập ban quản lý và trực tiếp điều hành tòa nhà trước khi bàn giao căn hộ hoặc mặt bằng cho khách hàng.

Thành phần tham gia vào mô hình này là chủ đầu tư. Đó là đơn vị hiểu rõ về tòa nhà nhất và có quan hệ mật thiết với cư dân, khách hàng ngay từ khi làm hợp đồng mua bán căn hộ hoặc thuê mặt bằng.

Ưu điểm của mô hình này là sẽ dễ được cư dân tán thành từ ban đầu, do chủ đầu tư hứa hẹn nhiều quyền lợi hấp dẫn. Song, về lâu dài, giữa chủ đầu tư và cư dân có thể xuất hiện mâu thuẫn về lợi ích khó giải quyết.

5.2. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Với mô hình này, Ban quản trị tòa nhà sẽ thống nhất thuê một đơn vị thứ ba thực hiện quản lý tòa nhà. Dựa vào nhu cầu, dịch vụ và nghiệp vụ thực tế của tòa nhà, ban quản lý sẽ quyết định lựa chọn đơn vị đáp ứng được những yêu cầu trên.

Đơn vị được lựa chọn phải có giấy phép vận hành quản lý tòa nhà. Họ có nghĩa vụ phục vụ cộng đồng cư dân và đảm bảo không xảy ra xung đột về lợi ích với cộng đồng cư dân tại tòa nhà, chung cư đó.

6. Hỏi – đáp về ban quản lý tòa nhà

6.1. Ban quản trị tòa nhà là gì có giống ban quản lý tòa nhà không?

Ban quản lý tòa nhà khác với Ban quản trị tòa nhà. Ban quản trị tòa nhà là đơn vị đại diện cho chủ sở hữu/chủ đầu tư đảm nhiệm các nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật.

Ban quản trị do dân bầu ra, có quyết định của UBND quận. Còn Ban quản lý là doanh nghiệp làm dịch vụ do Ban quản trị đi thuê.

6.2. Mô hình quản lý tòa nhà nào hiệu quả nhất?

Việc quản lý vận hành tòa nhà nên do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành thực hiện. Theo đó, sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp được xem là hình thức phổ biến, hiệu quả hiện nay.

7. PSA – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tận tay – tận tâm

Hiện nay, PSA là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý, vận hành tòa nhà uy tín hàng đầu Việt Nam với trên 13 năm kinh nghiệm. Hệ thống khách hàng của PSA thuộc khối Ngân hàng, khối Tập đoàn Nhà nước, khối giáo dục, khối doanh nghiệp,…