Ban quản trị cần chú ý những gì khi mời thầu quản lý vận hành tòa nhà ?
Khi tòa nhà cần tìm kiếm đơn vị quản lý vận hành chất lượng, ban quản trị cần phải tổ chức mời thầu quản lý vận hành tòa nhà, đây là xu hướng tốt giúp tòa nhà tìm kiếm được đơn vị quản lý phù hợp nhất.
Tuy nhiên khi mời thầu quản lý vận hành tòa nhà, ban quản trị cùng chủ đầu tư cần phải chú ý những gì ? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Thế nào là đấu thầu quản lý tòa nhà
Đấu thầu quản lý vận hành tòa nhà là hình thức đảm bảo giúp cho việc tìm chọn đơn vị quản lý vận hành, mua sắm vật tư hàng hóa, dịch vụ trong công tác quản lý vận hành tòa nhà chung cư trở nên minh bạch hơn.
Nói cách khác, hoạt động đấu thầu quản lý vận hành sẽ giúp ban quản trị, chủ đầu tư cũng như doanh nghiệp quản lý vận hành có nhiều cơ hội để chọn lựa đơn vị hợp tác, các nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ phù hợp, từ đó đảm bảo mang lại hiệu quả quản lý cao nhất, tương xứng với giá trị ngân sách mà cư dân bỏ ra cho dịch vụ quản lý vận hành.
Việc đấu thầu quản lý tòa nhà cũng sẽ giúp tòa nhà có thể quản lý chi tiêu, sử dụng được những nguồn tiền một cách hiệu quả nhất. Hiện nay nhà nước cũng đã ban hành ra những quy định, hướng dẫn có liên quan tới quy trình đấu thầu quản lý tòa nhà, vì vậy ban quản trị cùng công ty quản lý vận hành cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính công bằng, công khai và hiệu quả. Thông qua tính cạnh tranh trong các hoạt động mua sắm bằng nguồn tài chính chung của tòa nhà đó.
Tại sao tòa nhà cần đấu thầu quản lý vận hành ?
Trên thực tế, tình trạng quản lý vận hành tòa nhà tại các đô thị lớn hiện nay vẫn còn tương đối phức tạp, thường xuyên xuất hiện những tranh chấp, mâu thuẫn trong quá trình quản lý vận hành.
Thông thường, sau khi hoàn tất công trình, các chủ đầu tư thường chọn các mô hình quản lý chung cư tòa nhà. Phổ biến như: chủ đầu tư tự mình quản lý. Hoặc phía chủ đầu tư thuê/giao phó cho một đơn vị quản lý chuyên nghiệp đảm trách.
Bởi các chủ đầu tư khi tự quản lý tòa nhà dễ xuất hiện nhiều bất cập, xung đột và tranh chấp với cư dân, hoặc đơn vị quản lý vận hành tòa nhà không thể đạt được thỏa thuận về lợi ích cam kết như ban đầu, khiến cho những năm gần đây nhiều chủ đầu tư đã chọn thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp để quản lý tòa nhà.
Mô hình quản lý vận hành này mang tính tích cực khá cao, ít đi tính xung đột về lợi ích. Nhưng để doanh nghiệp giành được quyền quản lý vận hành thì phải chứng minh được năng lực, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của mình khi tham gia đấu thầu quản lý chung cư theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
Qúa trình mời thầu và đấu thầu quản lý vận hành tòa nhà
Đối với dịch vụ quản lý vận hành chung cư hiện nay thường có nhiều gói dịch vụ khác nhau, vừa riêng biệt vừa kết hợp, trong đó bao gồm các dịch vụ quản lý hành chính hỗn hợp, dịch vụ khách hàng, lễ tân, an ninh, dịch vụ vệ sinh, vận hành hệ thống kỹ thuật….. Vì vậy một đơn vị quản lý vận hành uy tín trước khi đấu thầu đều phải hoàn thành hồ sơ tham dự đấu thầu có sự kết hợp của nhiều dịch vụ khác nhau.
Trong đó đơn vị mời thầu là ban quản trị, chủ đầu tư tòa nhà cũng cần phải tham khảo kỹ quy trình, quy định của luật đấu thầu, đọc kỹ các văn bản hướng dẫn dưới luật kèm theo để tổ chức buổi mời thầu quản lý vận hành tòa nhà thuận lợi.
Trong đó quy định mời thời và xét thầu dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà gồm :
+ Lập hồ sơ mời thầu, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu
+ Tổ chức lựa chọn nhà thầu thông qua mời thầu, phát hành và sửa đổi làm rõ hồ sơ mời thầu, mở buổi đấu thầu.
+ Đánh giá hồ sơ dự thầu, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và xếp hạng nhà thầu.
+ Thương thảo hợp đồng quản lý vận hành sau khi đã chọn được đơn vị quản lý vận hành tòa nhà phù hợp.
+ Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn hợp đồng.
+ Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Đối với bên mời thầu cũng như bên chào thầu. Tùy điều kiện và yêu cầu thực tế mà có thể rút bớt một số bước hoặc gộp chúng lại để thực hiện. Nên đơn giản hóa các khâu liên quan đến thủ tục hành chính trong quá trình mời thầu quản lý vận hành tòa nhà. Thậm chí có một số tòa nhà quy mô nhỏ, Ban quản trị có thể chỉ định thầu để giảm thiểu thủ tục hành chính.
