Có thể sử dụng HomeID để quản lý cư dân chung cư được không?

Hệ thống phần mềm HomeID được thiết kế sử dụng hướng tới việc chuyển đổi môi trường giao tiếp giữa Ban Quản lý và Cư dân Chung cư lên môi trường số trong đó trọng tâm nhắm tới các nghiệp vụ cấp thiết cần sử dụng nhiều nhân lực cũng như có hiệu suất khai thác thấp như Thu phí dịch vụ; Bảng tin; Thông báo, Tương tác và trao đổi giữa hai bên tuy nhiên câu hỏi đặt ra rằng liệu HomeID có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý cư dân cơ bản với các nghiệp vụ quản lý được hay không?

Bài viết dưới đây sẽ cho chúng ta có một góc nhìn rõ hơn về ứng dụng HomeID dưới góc nhìn của nhà quản lý đối trong việc quản lý cư dân hàng ngày của Ban Quản trị và Ban Quản lý chung cư.

Như chúng ta được biết, đối với một ứng dụng quản lý cư dân thông thường chúng ta cần có một số chức năng, tính năng cơ bản như sau:

Quản lý danh sách căn hộ có trong tòa nhà chung cư
Quản lý danh sách cư dân đăng ký trong tòa nhà
Quản lý các hóa đơn phát sinh theo kỳ của từng căn hộ trong tòa nhà chung cư
Phân quyền quản lý giữa các vai trò tham gia hệ thống

Quản lý danh sách căn hộ có trong tòa nhà chung cư

Đối với các tòa nhà chung cư hoặc khu đô thị, đơn vị quản lý cư bản không thay đổi đó là các căn hộ hoặc các tòa nhà (nhà thấp tầng, biệt thự, nhà phân lô, shop house…) trong suốt quá trình quản lý và vận hành vì vậy việc quản lý hồ sơ căn hộ là một trong những tính năng cốt lõi mà bất cứ phần mềm quản lý cư dân đô thị nào cũng cần phải có.

Về mặt thiết kế, ứng dụng HomeID cũng tuân thủ yếu tố cơ bản này và cho phép Ban Quản lý hoặc Ban quản trị khu đô thị duy trì một hồ sơ thống nhất trong toàn bộ hệ thống với các chỉ tiêu quản lý như sau:

Mã căn hộ/Nhà: Mã định danh duy nhất trong hệ thống do ứng dụng quy định
Tên căn hộ: Tên căn hộ theo quy định đánh mã của khu đô thị hoặc tòa nhà (thường đánh theo Lô/Khu/Tầng/Số thứ tự của nhà hoặc căn hộ) hoặc có một tên gọi riêng theo quy định chức năng hoặc loại hình của căn hộ.
Mã căn hộ: Thường là tập con của Tên căn hộ hoặc một bộ Mã độc lập có thể nhận biết được theo quy định được ghi trong hợp đồng mua bán của Chủ đầu tư/Thành phố khi có quy định đánh mã. Mã này có thể được quy định lại nếu có trường hợp phân tách hoặc gộp căn hộ theo yêu cầu thực tế.
Chủ căn hộ: Là tên chủ hộ ghi trong hợp đồng mua bán sở hữu căn hộ. Đối với ứng dụng HomeID thì tương ứng với 1 tài khoản người dùng sử dụng hệ thống được thiết lập vai trò là Chủ hộ. Tài khoản này có thể thay đổi nếu căn hộ được chuyển nhượng đến các cá nhân khác trong hợp đồng chuyển nhượng. Khi có việc chuyển nhượng xẩy ra, Chủ căn hộ cũ sẽ có trách nhiệm thông báo với Ban Quản lý để tiến hành thay đổi chủ hộ sang chủ mới để đảm bảo việc quản lý.
Điện thoại Chủ hộ: Đối với hệ thống ứng dụng HomeID, mỗi một tài khoản được gắn và xác thực thông qua 1 số điện thoại duy nhất vì vậy số điện thoại của Chủ hộ cũng sẽ được sử dụng ở đây để xác thực và liên lạc với Chủ hộ khi có việc cần.
Các thông tin đi kèm: Thông tin trong hồ sơ của 1 căn hộ có thể bao gồm các files tài liệu, hợp đồng, hình ảnh lưu giữ hiện trạng của căn hộ/căn nhà giúp các đối tượng tham gia hệ thống có thể nắm thêm thông tin về căn hộ.

Chức năng đi kèm theo căn hộ

Tương ứng với hồ sơ căn hộ và các thông tin căn hộ mà nó quản lý, hệ thống ứng dụng HomeID sẽ cung cấp các chức năng đi kèm giúp Ban Quản lý hoặc cư dân có thể thao tác với 1 căn hộ bao gồm:

Chức năng nhập mới, sửa thông tin, xóa đối với một căn hộ hoặc căn nhà trong khu đô thị
Chức năng import dữ liệu căn hộ từ một hệ thống khác (excel hoặc các phần mềm khác)
Chức năng thay đổi chủ hộ khi có thay đổi
Chức năng gửi thông báo trực tiếp đến căn hộ hoặc căn nhà (khi thông báo thì các thành viên trong căn hộ sẽ nhận được thông báo chung)
Các chức năng lọc căn hộ theo nhóm, tìm kiếm theo các chỉ tiêu quản lý đối với căn hộ
Chức năng xuất danh sách căn hộ để có thể giao tiếp với các hệ thống ứng dụng khác

Quản lý danh sách cư dân đăng ký trong tòa nhà

Đối tượng tiếp theo trong hệ thống quản lý cư dân chung cư đó chính là các Cư dân tham gia sinh sống, sinh hoạt cũng như sử dụng các tiện ích mà tòa nhà hoặc khu đô thị cung cấp. Đây là các đối tượng chính tuy nhiên các đối tượng này có thể biến động liên tục tùy thuộc nhu cầu sinh sống và sinh hoạt của cư dân. HomeID cung cấp các chỉ tiêu quản lý đối với cư dân bao gồm các danh mục cư bản như sau:

Mã cư dân: Mã định danh duy nhất trong hệ thống do ứng dụng HomeID tự quản lý nhằm đảm bảo tính duy nhất trong hệ thống. Mã được sinh ra khi cư dân khởi tạo tài khoản trên hệ thống ứng dụng.
Tên cư dân: Họ và tên đầy đủ của cư dân do cư dân tự đăng ký đi kèm với tài khoản ứng dụng của cư dân khi khởi tạo với ứng dụng HomeID Cư dân.
Mã căn hộ: Là tên Mã căn hộ mà cư dân thuộc về nếu cư dân đó được đăng ký là Chủ hộ hoặc được Chủ hộ đăng ký là thành viên của một Căn hộ/Căn nhà
Số điện thoại: Là số điện thoại sử dụng để xác thực duy nhất tương ứng với tài khoản cư dân khi sử dụng ứng dụng HomeID. Trường hợp cư dân thay đổi số điện thoại, họ cần phải đăng ký một tài khoản mới tương ứng với số điện thoại mới. Số điện thoại cũ có thể thông báo với Chủ hộ hoặc Ban Quản lý để loại bỏ ra khỏi căn hộ để đảm bảo tính chính xác của hệ thống.
Các thông tin đi kèm: Các thông tin đi kèm theo cư dân có thể bao gồm ngày sinh, số căn cước công dân, hình ảnh đại diện… cư dân có thể tự quyết định đưa vào hồ sơ trên ứng dụng HomeID Cư dân của mình tùy thuộc mong muốn mà không bắt buộc đối với hệ thống.

Chức năng đi kèm theo cư dân

Tương tự với hồ sơ quản lý, hệ thống cũng cung cấp các chức năng đi kèm giúp cho Ban Quản lý và Cư dân có thể duy trì thông tin liên quan đến hồ sơ theo yêu cầu quản lý của hệ thống ứng dụng bao gồm:

Nhập mới, sửa, xóa và duy trì thông tin hồ sơ cư dân: Để đảm bảo tính tiện dụng và yêu cầu của phần mềm, hệ thống sẽ cho phép Cư dân tự duy trì thông tin liên quan đến hồ sơ quản lý của mình thông qua ứng dụng HomeID bao gồm: Tạo mới Tài khoản và thông tin hồ sơ; Sửa hồ sơ; Xóa hồ sơ (tài khoản) do người dùng tự quyết định thông qua ứng dụng HomeID Cư dân. Ban Quản lý và Ban Quản trị sẽ không tham gia quá trình xử lý này.
Gửi thông báo trực tiếp đến cư dân: Hệ thống cho phép Ban Quản trị/Ban Quản lý có thể gửi thông báo trực tiếp đến cư dân nếu có yêu cầu phát sinh
Chat với cư dân: Nếu có vấn đề cấp thiết cần liên lạc ngay trên hệ thống, bên ngoài việc liên lạc qua số điện thoại thì Ban Quản lý có thể chat trực tiếp với cư dân để trao đổi các thông tin liên quan.
Các chức năng tìm kiếm, lọc cư dân cũng sẽ được cung cấp giúp Ban Quản lý thuận tiện hơn khi tiến hành tương tác theo các nghiệp vụ quản lý được phân công phục vụ.
Danh sách cư dân được đăng ký vào tòa nhà bên ngoài các Chủ hộ thì thành viên có thể biến động tùy thuộc vào quyết định của Chủ hộ khi đưa thành viên (thành viên gia đình/người thuê nhà) vào trong căn hộ do mình quản lý. Căn cứ danh sách này, Ban Quản lý/Ban Quản trị có thể định kỳ hàng tháng xuất danh sách biến độ cư dân để gửi tới các cơ quan chức năng nhằm quản lý lưu trú, tạp trú tạm vắng được chính xác, đảm bảo an toàn và thống nhất.

Quản lý các hóa đơn phát sinh theo kỳ của từng căn hộ trong tòa nhà chung cư

Đối với một căn hộ trong chung cư, căn nhà trong khu đô thị khi đã bàn giao cho cư dân thì việc phát sinh chi phí liên quan đến Quản lý và vận hành là việc cần thiết nhằm đảm bảo vận hành thông suốt của tòa nhà hoặc khu đô thị vì vậy quản lý hóa đơn là tính năng được HomeID đưa vào trong ứng dụng như một module cơ bản của hệ thống. Module Quản lý hóa đơn có các chỉ tiêu quản lý dưới dây:

Mã hệ thống: Đây là mã quản lý do ứng dụng HomeID sinh ra khi khởi tạo hóa đơn nhằm đảm bảo tính duy nhất của hệ thống nhằm tránh trùng lặp giữa các hóa đơn với nhau.
Mã hóa đơn: Đây là mã hóa đơn theo quy định của Ban Quản lý hoặc Phần mềm kế toán nhằm định danh hóa đơn mà bộ phận quản lý gửi tới cư dân
Tiêu đề hóa đơn: Là tiêu đề của hóa đơn do các phần mềm hoặc hệ thống kế toán quy định giúp người sử dụng có thể đọc nhanh và hiểu nội dung mà hóa đơn thanh toán cần hướng tới.
Kỳ hóa đơn: Kỳ hóa đơn cho biết tháng hoặc kỳ mà hóa đơn thanh toán cần hướng tới
Mục thanh toán: Chi tiết thành phần của hóa đơn (ví dụ như điện, nước, dịch vụ quản lý, bảo vệ, xe, bảo hiểm…)
Số tiền: Tổng số tiền cần phải thanh toán của hóa đơn
Mã căn hộ: Hóa đơn được sử dụng cho căn hộ nào trong tòa nhà/khu đô thị
Chi tiết hóa đơn: Phần mô tả nội dung chi tiết của hóa đơn liên quan đến nội dung thanh toán mà hóa đơn cần phải trả tương ứng với từng mục hóa đơn.
Trạng thái thanh toán: Cho biết thông tin về tình trạng thanh toán của hóa đơn mà Ban Quản lý gửi đến cư dân.

Chức năng đi kèm với hóa đơn

Tương tự như các module khác, chức năng đi kèm theo hóa đơn cho phép Ban Quản lý và Cư dân có thể thao tác với Hóa đơn định kỳ hàng tháng bao gồm:

Tạo mới hóa đơn thanh toán: Chức năng cho phép Ban quản lý tòa nhà hoặc khu đô thị có thể tạo mới một hóa đơn thanh toán đồng thời bổ sung các nội dung chi tiết của một hóa đơn phải thu đến cư dân. Khi hoàn thành việc tạo mới hóa đơn, hệ thống ứng dụng sẽ tự động gửi hóa đơn đến ứng dụng HomeID Cư dân để thông báo, nhắc nhở và theo dõi trạng thái nộp.
Sửa và xóa hóa đơn: Chức năng cho phép các bộ phận chuyên trách của Ban Quản lý có thể sửa hoặc xóa một hóa đơn nếu thấy cần phải hiệu chỉnh hoặc loại bỏ nếu không cần thiết.
Nhập danh mục hóa đơn: HomeID cho phép nhập danh mục hóa đơn từ các hệ thống phần mềm khác như phần mềm kế toán, phần mềm kiểm soát gửi xe, phần mềm kiểm tra điện nước… để lên danh mục hóa đơn phải thu sau đó tự động chuyển hóa đơn đến ứng dụng Cư dân.
Thanh toán hóa đơn: Khi nhận được hóa đơn, cư dân có thể lựa chọn việc thanh toán hóa đơn thông qua lễ tân tòa nhà, chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán thông qua cổng thanh toán online được thiết lập sẵn trên phần mềm HomeID Cư dân, khi thanh toán online, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái thanh toán để các bên được biết.
Chuyển trạng thái thanh toán: Đối với cư dân thanh toán trực tiếp hoặc thông qua việc chuyển khoản ngân hàng, bộ phận chuyên trách của Ban Quản lý có thể chuyển trạng thái thanh toán trên ứng dụng quản lý đồng thời in phiếu thu để xác nhận việc thanh toán với Cư dân.

Phân quyền hệ thống

Đối với Ban Quản lý tòa nhà hoặc khu đô thị, việc phân quyền hệ thống nhằm đảm bảo việc phân công công việc chính xác đến từng thành viên liên quan đến quản lý cư dân. Ban Quản lý có thể phân công các thành viên chuyên trách thực hiện thao tác với từng module nhất định nhằm tránh việc nhầm lẫn hoặc xử lý chồng chéo trên môi trường mạng.

Các nhóm quyền được phân theo nhóm vai trò và các module nhất định. Thành viên của Ban quản lý khi tham gia nhóm quản lý sẽ có quyền tương ứng được thiết lập.

Đối với Chủ hộ của từng căn hộ, hệ thống cũng cho phép Chủ hộ cấp quyền truy cập căn hộ thông qua ứng dụng HomeID Cư dân để các thành viên có thể theo dõi thông tin, nắm bắt thông báo đồng thời tương tác với Ban Quản lý khi cần thiết. Trường hợp này sẽ đặc biệt hiệu quả đối với các căn hộ hoặc căn nhà cho thuê khi mà chủ hộ không có mặt thường xuyên tại khu nhà.

Kết luận

Hệ thống ứng dụng HomeID không phải một ứng dụng quản lý cư dân chuyên biệt để quản lý chi tiết đối với hồ sơ cư dân vì vậy các chỉ tiêu quản lý về thông tin sẽ không bắt buộc và để Chủ hộ cũng như các thành viên tự duy trì thông qua ứng dụng riêng. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, người sử dụng cần tuân thủ và có ý thức đầy đủ đồng thời phối hợp cùng Ban Quản trị/Ban quản lý tòa nhà hoặc Khu đô thị khi tham gia hệ thống.

Đối với các cộng đồng cư dân thống nhất, gắn kết giữa các bên thì ứng dụng HomeID có thể sử dụng được như một phần mềm quản lý cư dân trong cộng đồng nhỏ, đó là các tòa nhà hoặc các khu đô thị nhỏ. Nó sẽ trợ giúp tích cực cho các bên từ Ban Quản lý, Ban Quản trị và Cư dân có thể giao tiếp với nhau thông suốt, hoàn thiện trên môi trường số đồng thời khắc phục được mọi nhược điểm của cách thức quản lý thủ công cũng như ứng dụng các công cụ quản lý phân mảnh khác nhau trong cộng đồng.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp quý vị hiểu thêm về ứng dụng HomeID và đừng quên liên hệ với chúng tôi để ứng dụng phần mềm quản lý cư dân chung cư HomeID cho cộng đồng của mình nhé!