Công việc của lễ tân tòa nhà chung cư

Lễ tân là một bộ phận không thể thiếu ở sảnh chính của các tòa nhà chung cư và công việc này vẫn chỉ được biết nhiệm vụ chính là tiếp đón cư dân và khách tới chung cư. Vậy ngoài công việc này, họ còn phải thực hiện những việc gì khác? Hãy cùng tìm hiểu về công việc lễ tân tòa nhà chung cư qua bài viết sau đây nhé!

Những công việc mà lễ tân tòa nhà chung cư đảm nhiệm

• Trực quầy lễ tân tại sảnh tòa nhà theo lịch được phân công từ Ban quản lý.
• Tiếp đón, cung cấp thông tin và chỉ dẫn khách đến làm việc, tham quan tòa nhà, cư dân sinh sống tại chung cư,…
• Trực điện thoại, tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi theo yêu cầu của khách gọi đến.
• Ghi nhận và báo cáo lại thông tin về khách gọi đến nếu không chuyển được cuộc gọi theo yêu cầu.
• Tiếp nhận đơn đăng ký sử dụng các dịch vụ của tòa nhà và trình Ban quản lý xem giải quyết.
• Thu thập – tiếp nhận ý kiến của khách hàng, định kỳ tổng hợp trình cấp trên xem xét giải quyết.
• Thông báo, nhắc nhở các công ty, tổ chức làm việc trong tòa nhà về những trách nhiệm họ phải thực hiện.
• Phát giấy mời, thông báo, công văn của Ban quản lý đến các công ty, tổ chức… làm việc trong tòa nhà.
• Nhận và chuyển phát thư, bưu phẩm, bưu kiện đi – đến.
• Cập nhật, quản lý tài liệu văn thư được giao phụ trách.
• Hỗ trợ gọi xe khi khách có nhu cầu.
• Phối hợp bộ phận an ninh giám sát việc ra vào, đảm bảo an ninh tòa nhà.
• Thực hiện việc báo động, liên hệ cơ quan chức năng khi có sự cố xảy ra.
• Tham gia các cuộc họp định kỳ, đột xuất; làm các báo cáo công việc theo quy định.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu cơ bản đối với công việc lễ tân

Lễ tân là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và là cầu nối giữa cư dân và ban quản lý tòa nhà. Do đó, để có thể thực hiện tốt công việc này, trước hết bạn cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

• Sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như: Microsoft Office, Google Docs…
• Sử dụng được các thiết bị văn phòng như: máy in, máy fax…
• Khả năng giao tiếp tốt.
• Biết cách xử lý, giải quyết các sự cố phát sinh khi làm việc.
• Biết cách sắp xếp công việc một các hợp lý, hiệu quả nhất.
• Luôn nhiệt tình với công việc và có thái độ nhã nhặn với khách hàng.

Công việc lễ tân tòa nhà chung cư có gì khó khăn

Lễ tân là một công việc tương đối đặc thù, không rập khuôn, mà cần phải linh hoạt trong mọi tình huống. Bởi hàng ngày, vị trí lễ tân sẽ phải tiếp xúc với hàng trăm khách hàng, mỗi người lại có một tinh cách và yêu cầu khác nhau. Vì vậy mà vị trí lễ tân luôn phải linh hoạt xử lý trong mọi hoàn cảnh sao cho phù hợp, để giải quyết phàn nàn của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và đặc biệt là làm cho khách hàng hài lòng.

Với những thông tin cơ bản ở trên, hy vọng rằng ai còn thắc mắc về vị trí lễ tân tòa chung cư thì giờ đã có thêm nhiều thông tin hữu ích và cảm thấy yêu thích công việc này. Có thể nói, vị trí lễ tân tòa nhà là một vị trí hết sức quan trọng, là bộ mặt đại diện cho sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà. Có một bộ phận lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp ghi điểm trước cư dân và khách hàng từ đó làm tăng uy tín cho tòa nhà, tăng giá trị bất động sản của tòa nhà đó.