Phân biệt Ban Quản trị và Ban Quản lý tại Tòa nhà Chung cư

Hai thuật ngữ Ban Quản lý và Ban Quản trị tòa nhà chung cư tuy khá phổ biến trong lĩnh vực Quản lý Bất động sản, nhưng không phải lúc nào cũng được sử dụng đúng. Đây là hai đơn vị độc lập và có chức năng khác nhau. Việc phân biệt Ban Quản lý và Ban Quản trị sẽ giúp cư dân hiểu đúng vai trò, trách nhiệm của từng bên và tìm kiếm sự hỗ trợ phù hợp.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Luật Nhà ở năm 2014: “Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu Riêng, phần sở hữu Chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức. Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở hoặc sử dụng hỗn hợp (để ở và kinh doanh).” 

Nhà chung cư được quản lý bởi Ban Quản trị và Ban Quản lý, hướng tới việc đảm bảo công tác vận hành hiệu quả, minh bạch và mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng. Tuy hai đơn vị này hoạt động độc lập và có chức năng khác nhau, nhưng không phải cư dân/khách thuê nào cũng có thể phân biệt và hiểu rõ phạm vi công việc của từng bên.

1. Ban Quản lý nhà chung cư

Ban Quản lý nhà chung cư là đơn vị được Chủ Đầu tư/Ban Quản trị đánh giá, lựa chọn và ký hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ vận hành cho nhà chung cư đó.  

Theo Luật Nhà ở 2014, các dự án có trên 20 căn hộ bắt buộc phải có đơn vị quản lý, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng. Các thành viên trong Ban Quản lý cần có chuyên môn đa lĩnh vực như quản lý nhân sự, quản lý kỹ thuật, quản lý an ninh hay quản lý vệ sinh môi trường nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cho cư dân/khách thuê. Một Ban Quản lý thường sẽ bao gồm các vị trí quan trọng như Giám đốc (Property Manager/PM), Trợ lý Giám đốc (Assitant to Property Manager/APM)) và Kỹ sư trưởng (Chief Engineer/CE). 

Quyền và trách nhiệm của Ban Quản lý nhà chung cư được quy định tại điều 42, VB hợp nhất 05/VBHN-BXD, ngày 7/9/2021, cụ thể: 

• Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì. 
• Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này. 
• Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu. 
• Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư. 
• Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. 
• Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư. 
• Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 
• Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan. 

Bên cạnh đó, đối với các vấn đề mà Ban Quản lý không có thẩm quyền giải quyết, lúc này Ban Quản lý sẽ đóng vai trò hỗ trợ hướng dẫn Cư dân theo hướng giải quyết phù hợp. Điều này không chỉ giúp Cư dân xử lý vấn đề nhanh chóng, mà còn góp phần làm rõ vai trò và quyền hạn của Ban Quản lý hơn với cộng đồng tại dự án. 

2. Ban Quản trị nhà chung cư 

Theo Luật Nhà ở 2014, Ban Quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu được tổ chức theo mô hình tự quản; Ban Quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được tổ chức và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình Ban chủ nhiệm của hợp tác xã, có tư cách pháp nhân, có con dấu và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định trong luật. 

Ban Quản trị nhà chung cư có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban Quản trị. Ban Quản trị nhà chung cư có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của Hội nghị nhà chung cư. Kinh phí này được ghi rõ trong quy chế hoạt động của Ban Quản trị và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động của Ban Quản trị. Ban Quản trị nhà chung cư phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp Hội nghị nhà chung cư thường niên. 

Thông thường, một Ban Quản trị tòa nhà sẽ có 3 –5 người, đại diện cho các bên liên quan như đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư, đại diện Chủ đầu tư (nếu có), các thành viên khác tùy vào Hội nghị cụm nhà chung cư quyết định. Ban Quản trị cũng có thể bao gồm cả người sử dụng (nếu người đó tham gia Hội nghị nhà chung cư). Đối với với các mô hình cụm chung cư, số lượng thành viên trong Ban Quản trị có thể lên đến 6 – 25 người, chia thành trưởng ban, phó ban và thành viên. Trong Hội nghị chung cư lần thứ nhất, cần phải có ít nhất 70% số hộ dân cư tham dự mới đủ điều kiện bầu Ban Quản trị. Lần thứ hai thì cần trên 50% số hộ để bãi nhiệm, bầu mới và bổ sung thành viên. 

Một trong những trách nhiệm lớn nhất của Ban Quản trị là tổ chức Hội nghị nhà chung cư, cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Trong đó, Hội nghị lần thứ nhất đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định các nội dung liên quan mật thiết tới quá trình vận hành sau này, cụ thể theo các nội dung quy định tại khoản 4 Điều 13 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD sau đây: 

• Quy chế họp Hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường). 
• Quy chế bầu Ban Quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban Quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban Quản trị); kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban Quản trị. 
• Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có). 

• Các nội dung quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều này; đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì Hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở quy định của Quy chế này và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành.  
• Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư. 
• Các nội dung khác có liên quan. 

Hội nghị nhà chung cư cần được tổ chức bài bản và chuyên nghiệp nhằm thống nhất triệt để các nội dung, nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên và công tác vận hành ổn định. Với các Chủ đầu tư chưa có kinh nghiệm, việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư có thể gặp một số khó khăn nhất định ở khâu tổ chức hay thủ tục pháp lý.

Ngoài ra, Ban Quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu có các quyền, trách nhiệm quy định tại Luật Nhà ở và các quyền, trách nhiệm sau đây: 

• Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư; cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư. 
• Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại hội nghị nhà chung cư. 
• Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban Quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định của Quy chế này. 
• Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư. 
• Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu nhà chung cư về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản trị. 

• Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp hội nghị nhà chung cư, công nhận Ban Quản trị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp đơn vị đang quản lý vận hành không còn đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này. 
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định. 
• Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban Quản trị mới sau khi được công nhận. 
• Thành viên Ban Quản trị nếu có hành vi vi phạm Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại. 
• Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật. 
• Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua và quy định tại Quy chế này. 

Ngoài ra, quyền và trách nhiệm của Ban Quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu cũng tương tự như quyền và trách nhiệm của Ban Quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, trừ các quyền và trách nhiệm sau đây: 

• Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban Quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định của Quy chế này. 
• Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư. 

Tóm lại, Ban Quản lý là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của nhà chung cư, và Ban Quản trị là đơn vị đại diện cho Chủ đầu tư/Cư dân đảm nhiệm nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật.  

Đối với Ban Quản lý, Chủ đầu tư hoặc Ban Quản trị sẽ cần lựa chọn đội ngũ có chuyên môn và năng lực phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu quả công tác vận hành.