Quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả - Quản lý tòa nhà HomeID

Cách quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả sẽ mang lại cho chủ nhà/chủ đầu tư nguồn lợi nhuận kinh doanh cao và bền vững. Hãy cùng tìm hiểu các cách quản lý căn hộ cho thuê tối ưu nhất ngay sau đây.

1. Tự quản lý căn hộ cho thuê

Thực tế cho thấy, không ít chủ đầu tư nghĩ rằng, tài sản của riêng thì mình nên quản lý mới mang lại hiệu quả. Chính vì vậy, họ lựa chọn cách tự quản lý căn hộ cho thuê của mình.

1.1. Công việc của chủ đầu tư khi tự quản lý căn hộ cho thuê

Khi tự quản lý căn hộ cho thuê, các chủ đầu tư cần phải xử lý và kiểm soát nhiều công việc gồm:

Xây dựng chiến lược cho thuê: Truyền thông quảng bá, tính giá, phí dịch vụ….
Quản lý khách thuê: Quản lý hồ sơ, thông tin, giao dịch với khách…
Đảm bảo việc vận hành căn hộ: Quản lý an ninh, vệ sinh và an toàn của khu vực căn hộ…
Quản lý việc bảo trì và kiểm tra tài sản: Kiểm tra – bảo trì định kỳ, sửa chữa nếu phát sinh sự cố…
Quản lý tài chính: Theo dõi thu chi, tính toán để tối ưu chi phí….

Nhìn thì có vẻ đơn giản, nhưng trong mỗi đầu việc lại có rất nhiều các hạng mục nhỏ hơn phải giải quyết. Khi tự quản lý, chủ căn hộ sẽ phải tự mình xử lý tất cả các công việc này cùng lúc. Nếu chủ đầu tư không có kinh nghiệm sẽ dễ gặp phải tình trạng quá tải, không giải quyết dứt điểm được vấn đề phát sinh, gây kém hiệu quả trong kinh doanh căn hộ cho thuê.

1.2. Ưu và nhược điểm khi tự quản lý căn hộ cho thuê

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp các chủ đầu tư dễ hình dung những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng cách tự quản lý căn hộ cho thuê.

Ưu điểm	Nhược điểm
Kiểm soát toàn bộ: Khi tự quản lý, bạn sẽ tự mình xử lý tất cả các công việc. Do đó, bạn sẽ nắm bắt được toàn bộ tình trạng vận hành của những căn hộ cũng như xây dựng được mối quan hệ mật thiết với dân cư	Thiếu kiến thức và kinh nghiệm: Khối lượng công việc cần xử lý khi tự quản lý là rất lớn. Nếu chủ đầu tư không có kinh nghiệm sẽ dễ dẫn đến việc quá tải, xử lý sai sót hoặc thiếu chính xác trong quá trình vận hành căn hộ. Dễ mất uy tín: Bên cạnh đó, khi không kịp xử lý triệt để các phát sinh, chủ đầu tư dễ bị mất uy tín trong mắt người thuê, về lâu về dài sẽ giảm hiệu quả kinh doanh.
Tiết kiệm chi phí: Khi tự làm tất cả, bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khi không phải thuê nhân sự và dịch vụ ngoài.	Chịu nhiều thiệt hại: Mặc dù giảm được chi phí thuê nhân sự ngoài, nhưng nếu Chủ đầu tư không xử lý công việc hiệu quả, rất có thể bị lỗ và phải chịu nhiều thiệt hại về mặt tài chính hơn.

Như vậy có thể thấy, bên cạnh ưu điểm thì cách quản lý căn hộ cho thuê tự chủ này tồn tại nhiều rủi ro hơn. Để giải quyết vấn đề này, chủ nhà/chủ đầu tư có thể áp dụng một số biện pháp dưới đây:

Tham gia các khóa học về cách quản lý căn hộ cho thuê để bổ sung kiến thức quản lý. Tuy nhiên các khóa học này vẫn chỉ là lý thuyết. Do đó bạn cần phải khéo léo ứng dụng vào thực tế sao cho phù hợp với hiện trạng căn hộ cho thuê của mình.
Ngoài ra, chủ đầu tư có thể sử dụng phần mềm quản lý hiện đại để thuận tiện hơn trong quá trình vận hành. Đồng thời, bạn cũng nên thuê các đơn vị quản lý chuyên nghiệp để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi kinh doanh hình thức này.

2. Tự quản lý đồng thời thuê đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ

Cách quản lý căn hộ cho thuê này phù hợp với các chủ đầu tư đã có kiến thức chuyên môn về một trong các mảng hoạt động của quản lý tòa nhà. Với những mảng không có kinh nghiệm, họ sẽ thuê đơn vị ngoài để giảm bớt gánh nặng công việc.

Đó có thể là các hoạt động liên quan đến luật pháp, thủ tục, giấy tờ, sửa chữa, bảo trì tòa nhà…

Ưu điểm	Nhược điểm
Quản lý dễ dàng, công việc không bị quá tải: Việc quản lý các đầu việc bởi những người hoặc tổ chức giàu kinh nghiệm sẽ giúp quá trình vận hành căn hộ trôi chảy hơn. Chủ đầu tư có thể xử lý các việc thông qua những người phụ trách mà không phải ôm đồm quá nhiều việc…	Cách quản lý này chỉ phù hợp với chủ đầu tư có số lượng căn hộ cho thuê nhỏ. Nếu có nhiều hơn 1,2 mô hình kinh doanh bất động sản, chủ đầu tư sẽ có quá nhiều đầu việc phải xử lý. Từ đó, dễ gặp tình trạng kém hiệu quả trong vận hành và quản lý.
Tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình quản lý và vận hành căn hộ cho thuê	Cách quản lý căn hộ cho thuê này chỉ phù hợp với các mô hình trung bình, nhỏ. Không phù hợp với các tòa nhà, tòa văn phòng cho thuê vì khối lượng công việc quá lớn.

3. Thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý hoàn toàn căn hộ cho thuê

Một trong các cách quản lý căn hộ cho thuê được nhiều nhà đầu tư thông thái lựa chọn chính là thuê các công ty quản lý căn hộ cho thuê chuyên nghiệp quản lý hoàn toàn. Hình thức này có thể giải quyết hầu hết các vấn đề liên quan đến vận hành và quản lý căn hộ.

3.1. Vì sao nên thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý căn hộ cho thuê?

Hiện nay, cách thuê đơn vị quản lý căn hộ cho thuê ngày càng trở nên phổ biến hơn. Đây là cách thức rất hiệu quả bởi các đơn vị quản lý chuyên nghiệp này cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến quản lý và vận hành căn hộ, tòa nhà…

Xây dựng chiến lược cho thuê

Bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề đăng tìm người thuê, hay check tin nhắn, nghe điện thoại, tiếp khách đến xem mặt bằng… Tất cả những công đoạn này, các đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ làm hết giúp bạn. Bạn chỉ cần đến kiểm tra và tiến hành ký kết hợp đồng.

Hỗ trợ lưu trữ và xử lý thông tin khách hàng

Đơn vị quản lý sẽ giúp bạn đăng ký tạm trú tạm vắng, thường xuyên liên lạc, thông báo với khách thuê về hoá đơn, lịch thu phí hoặc các thông báo đột xuất. Giải đáp thắc mắc, khiếu nại của người thuê trong quá trình lưu trú.

Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến pháp lý

Hầu hết các đơn vị quản lý chuyên nghiệp đều sẽ có bộ phận tư vấn pháp lý. Bộ phận này sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn trong các thủ tục đăng ký, kê khai thuế và giấy tờ liên quan, cũng như làm hợp đồng cho thuê với đầy đủ pháp lý đề đảm bảo quyền lợi tối đa cho bạn…

Quản lý an ninh, vệ sinh và an toàn của khu vực căn hộ

Khi áp dụng cách quản lý căn hộ cho thuê với đơn vị chuyên nghiệp, chủ đầu tư cũng không còn phải lo lắng về vấn đề an ninh hay vệ sinh. Các công tác bảo vệ, tuần tra, giám sát cũng như vệ sinh, dọn dẹp sẽ được thực hiện và đảm bảo 24/24.

Quản lý việc bảo trì và kiểm tra tài sản

Với dịch vụ chuyên nghiệp, các đơn vị quản lý toàn bộ cũng sẽ tổ chức các đợt kiểm tra và bảo trì định kỳ. Bên cạnh đó, họ cũng có đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng khắc phục các sự cố bất ngờ… giúp đảm bảo an toàn cho người sử dụng và kéo dài tuổi thọ cho tài sản của bạn.

Quản lý tài chính

Các đơn vị quản lý uy tín sẽ có công tác quản lý tài chính rõ ràng minh bạch, đầy đủ thông tin về các khoản thu chi, nộp thuế, báo cáo chi phí… Các số liệu này sẽ được công khai và gửi đến chủ đầu tư định kỳ. Từ đó bạn sẽ dễ dàng kiểm soát thu chi và đánh giá tình hình kinh doanh của căn hộ.

Lưu trữ hồ sơ, thông tin

Bằng chứng về tài sản, bảo hiểm của chủ nhà, hợp đồng cho thuê, thông tin người thuê cũng như các biên lai, hóa đơn thanh toán các dịch vụ sửa chữa, bảo trì cũng sẽ được các đơn vị quản lý thứ 3 lưu trữ giúp bạn.

Bảo vệ quyền lợi các bên

Dịch vụ của các đơn vị quản lý chuyên nghiệp được xây dựng rất rõ ràng và chi tiết, nhằm đảm bảo an toàn, tiện nghi cho khách thuê và người sử dụng. Về lâu dài sẽ tăng cường chất lượng và uy tín cho chủ căn hộ. Đồng thời họ cũng sẽ là người giám sát, quản lý và đảm bảo tài sản cho chủ đầu tư. Đây là mối quan hệ win – win, ba bên cùng có lợi.

3.2. Ưu và nhược điểm thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý căn hộ cho thuê

Để hiểu rõ hơn về cách quản lý căn hộ cho thuê bằng dịch vụ của các đơn vị quản lý chuyên nghiệp, các chủ đầu tư có thể tham khảo bảng phân tích ưu nhược điểm sau:

Ưu điểm	Nhược điểm
Các căn hộ của bạn sẽ được giám sát và vận hành bởi đội ngũ nhân sự được trang bị kiến thức chuyên môn và dày dặn kinh nghiệm. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của căn hộ	Nếu không lựa chọn đúng đơn vị quản lý chuyên nghiệp, uy tín thì rất có thể sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của căn hộ, làm mất lòng khách thuê, thiệt hại đến tài sản… thậm chí có thể thất bại cho chủ đầu tư trong việc kinh doanh căn hộ cho thuê.
Với dịch vụ trọn gói, đơn vị quản lý thứ 3 này sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức khi không phải mất công tìm hiểu và liên hệ từng dịch vụ nhỏ lẻ.
Đồng thời với quy trình làm việc bài bản, chính xác họ sẽ giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình quản lý, vận hành tòa nhà/ căn hộ. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí cho các chủ đầu tư
Các đơn vị quản lý uy tín và chuyên nghiệp luôn có sẵn phần mềm hỗ trợ theo dõi quá trình vận hành. Thông qua ứng dụng, bạn có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ tình trạng căn hộ, tình hình tài chính, hiện trạng khách thuê… bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu. Giúp nắm gọn các đầu việc, theo dõi được quá trình vận hành và dễ dàng tìm kiếm các thông tin cũ đã lưu trữ
Bên cạnh đó, cách quản lý căn hộ cho thuê thông qua bên thứ 3 này còn giúp chủ đầu tư hạn chế tối đa các công việc phải xử lý, giảm bớt căng thẳng… Và có nhiều thời gian tâm trí cho các dự án đầu tư khác.
Hình thức này còn góp phần đảm bảo chất lượng của căn hộ như cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc, vấn đề vệ sinh, an ninh, an toàn…
Thông qua việc nâng cao trải nghiệm của người thuê và việc kéo dài tuổi thọ cho tài sản… hình thức này còn giúp chủ đầu tư tối ưu hoá lợi nhuận.

Như vậy có thể thấy, cách thuê dịch vụ quản lý tòa nhà mang lại nhiều lợi ích và là khoản đầu tư thông minh của các chủ căn hộ/ tòa nhà. Tuy nhiên, khi lựa chọn cách quản lý căn hộ cho thuê này là bạn đã giao gần như toàn bộ quyền hạn cho bên thứ 3. Do đó, bạn bắt buộc phải tìm kiếm được đơn vị quản lý chuyên nghiệp, uy tín và giàu kinh nghiệm để tránh không ảnh hưởng đến việc kinh doanh.