Quản lý kỹ thuật tòa nhà - Quản lý tòa nhà HomeID

Quản lý kỹ thuật tòa nhà là cụm từ được rất nhiều người quan tâm, tuy nhiên chúng bao gồm những công việc gì, đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết. Tham khảo bài viết dưới đây sẽ giúp cho bạn có cái nhìn đầy đủ, chi tiết nhất về quản lý kỹ thuật tòa nhà.

1. Quản lý kỹ thuật tòa nhà là gì?

Nhiều người đang hiểu chưa đúng, đồng nhất quản lý kỹ thuật và hoạt động bảo hành, bảo trì kỹ thuật là một, có các công việc giống nhau. Nhưng thực chất quản lý kỹ thuật tòa nhà khác với hoạt động bảo hành, bảo trì kỹ thuật.

Quản lý kỹ thuật tòa nhà: Là công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ điện nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà được diễn ra hiệu quả, an toàn cho cư dân, khách hàng sinh sống và làm việc tại đây.
Bảo hành, bảo trì kỹ thuật: Là những hoạt động kiểm tra, đánh giá mức độ chất lượng của máy móc thiết bị và tiến hành sửa chữa khi gặp trục trặc.

2. Tại sao cần sử dụng dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà?

Để tòa nhà được quản lý vận hành một cách xuyên suốt, các hệ thống kỹ thuật phải được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo trạng thái tốt nhất, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình vận hành.

Hoạt động này không chỉ giúp cho hệ thống kỹ thuật tòa nhà luôn đảm bảo an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành mà còn giúp quá trình bảo dưỡng định kỳ trở nên chuyên nghiệp, đảm bảo các lợi ích dưới đây:

Đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru, liên tục: Đây được xem là yếu tố cốt lõi, muốn làm được điều này, một dịch vụ tốt nhất phải nắm rõ được tình hình hoạt động, đưa ra được phương án khắc phục kịp thời khi xảy ra các vấn đề về điện nước, thang máy, ánh sáng đến vấn đề ngập lụt trong khu vực hầm để cư dân yên tâm làm việc và sinh sống.
Đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà: Đơn vị quản lý kỹ thuật phải đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà, thường xuyên quan sát, kiểm tra các thiết bị như camera an ninh, hệ thống báo động, báo cháy, nếu phát hiện trục trặc tiến hành sửa chữa kịp thời đảm bảo diễn ra một cách tốt nhất, phát hiện và loại bỏ những sự cố không đáng có.
Tiết kiệm chi phí vận hành tòa nhà: Mọi hoạt động của toà nhà được vận hành một cách trơn tru, an ninh an toàn, ít xảy ra các sự cố sẽ giảm thiểu chi phí sửa chữa khắc phục và thay mới.
Gia tăng giá trị cho tòa nhà, chủ sở hữu và chủ đầu tư tòa nhà: Quản lý tốt kỹ thuật tòa nhà là tiền đề để gia tăng giá trị cho tòa nhà, chủ sở hữu và chủ đầu tư. Bởi khi quản lý quy củ và chuyên nghiệp sẽ giúp cho cơ sở vật chất tốt, hệ thống kỹ thuật đảm bảo, an ninh an toàn, nhờ đó tòa nhà được người dân đánh giá cao và thu hút nhiều khách hàng chú ý.

3. Công việc quản lý kỹ thuật tòa nhà

Hệ thống kỹ thuật tòa nhà bao gồm:

Hệ thống điện
Hệ thống cấp thoát nước
Hệ thống thông tin liên lạc
Hệ thống điều hòa không khí
Hệ thống thang máy
Hệ thống phòng cháy chữa cháy
Hệ thống quạt thông gió
Hệ thống chiếu sáng
Hệ thống camera giám sát
Hệ thống âm thanh công cộng
Hệ thống khác

Các công việc quản lý hệ thống kỹ thuật gồm có:

3.1. Lập danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị

Việc đầu tiên trong công tác quản lý hệ thống kỹ thuật là tiến hành lập danh sách các thiết bị máy móc đang được sử dụng trong các bộ phận của tòa nhà. Đồng thời, đơn vị quản lý sẽ phân loại chúng thành từng danh mục và khi phát sinh những loại thiết bị mới cần cập nhật lại đầy đủ.

3.2. Vận hành hệ thống

Vận hành theo quy trình vận hành đối với từng hệ thống kỹ thuật cụ thể:

Vận hành hệ thống điện
Vận hành hệ thống cấp thoát nước
Vận hành hệ thống thông tin liên lạc
Vận hành hệ thống điều hòa không khí
Vận hành hệ thống thang máy
Vận hành hệ thống phòng cháy chữa cháy

3.3. Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Bảo trì là việc kiểm tra việc vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực hiện các hoạt động lau sạch, tra dầu mỡ… bên ngoài của thiết bị.

Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành phần của thiết bị kỹ thuật ra, tiến hành vệ sinh, tra dầu…

Công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà thực hiện theo quy trình 6 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Lập danh mục máy móc, thiết bị kỹ thuật

Lên danh sách tất cả các thiết bị máy móc đang hoạt động trong tòa nhà.
Đơn vị quản lý xem xét và phân loại các máy móc thiết bị trong danh mục về số lượng, chủng loại và tiến hành trình duyệt.
Trường hợp cần bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới thiết bị cần được nhân viên kỹ thuật kê khai cập nhật vào danh sách hàng tháng.

Bước 2: Khảo sát hiện trạng của máy móc, thiết bị kỹ thuật

Dựa vào các thiết bị máy móc đang sử dụng và căn cứ tính năng, công năng của thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ khảo sát các loại thiết bị, máy móc này để:

Xác định tần suất bảo dưỡng, bảo trì…
Xác định năng lực bảo trì: phải thuê đơn vị bảo trì bên ngoài hay bảo trì nội bộ có thể đáp ứng được.

Bước 3: Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng

Sau khi nắm rõ về hiện trạng của các loại máy móc thiết bị, bộ phận quản lý kỹ thuật tòa nhà sẽ lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng cho từng trang thiết bị và trình duyệt.
Nếu có phát sinh các loại thiết bị máy móc mới, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm cập nhật kế hoạch bảo trì và trình duyệt lại vào cuối mỗi tháng.

Bước 4: Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng

Theo kế hoạch đã được phê duyệt, bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ tiến hành chuẩn bị các loại vật tư sử dụng bảo trì, trường hợp thiếu tiến hành mua mới theo quy trình mua hàng.
Trường hợp các loại bảo trì bảo dưỡng cần phải thuê dịch vụ bên ngoài, người phụ trách cần tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ thuê ngoài uy tín, tiến hành ký hợp đồng và theo dõi quá trình thực hiện.

Bước 5: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng

Hoàn thiện các bước trên, nhân viên quản lý kỹ thuật tòa nhà tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch đề ra.
Những người được phân công chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần phải bám sát kế hoạch đã duyệt.
Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng trước khi tiến hành cần liên hệ với bên sử dụng để thống nhất thời gian, địa điểm. Sau khi hoàn thành cần ký biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng và kiểm tra đầy đủ trước khi rời đi.
Với trường hợp mời đơn vị bên ngoài đến bảo trì bảo dưỡng, nhân viên phụ trách cần theo dõi quá trình thực hiện. Sau khi xong, cần lập biên bản nghiệm thu về các hạng mục đã tiến hành thực hiện một cách đầy đủ.

Bước 6: Cập nhật hồ sơ

Thực hiện xong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, để tiện lợi cho việc theo dõi, Tổ trưởng bảo trì sẽ thu thập và quản lý hồ sơ bao gồm:

Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).
Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.

3.4. Sửa chữa, thay thế

Trong quá trình quản lý kỹ thuật tòa nhà không tránh khỏi trường hợp cần phải sửa chữa, thay thế. Vì thế, công việc sửa chữa, thay thế là tất yếu, nhằm mục đích:

Đảm bảo các thiết bị máy móc hư hỏng được sửa chữa kịp thời.
Xác định trách nhiệm mỗi bên để tính toán nghĩa vụ bồi thường nếu có.
Xác định thực trạng để làm căn cứ cho việc thanh toán dịch vụ sửa chữa ngoài.
Nắm rõ tình hình và hướng dẫn các bước sửa chữa thiết bị máy móc tài sản trong công ty.

Công tác sửa chữa, thay thế được thực hiện theo quy trình gồm 6 bước tuần tự:

Bước 1: Đưa ra thông tin hư hỏng
Bước 2: Lập phiếu yêu cầu sửa chữa
Bước 3: Xem xét thiết bị máy móc cụ thể
Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết
Bước 5: Tiến hành sửa chữa máy móc, thiết bị
Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu