Quản lý rủi ro trong quản lý vận hành tòa nhà

• 1. Mục đích:
• 2. Các nguyên tắc kiểm soát rủi ro:
• 3. Các biện pháp ngăn ngừa:
  • 3.1. Những  biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng điện.
  • 3.2. Những biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng thang máy
  • 3.3. Những biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến sự cố mất điện lưới.
  • 3.4. Những biện pháp kiểm soát và phòng ngừa ô nhiễm.
  • 3.5. Những biện pháp kiểm soát và giảm thiểu thiệt hai do thiên tai.
• 4. Phòng chống cháy nổ:
• 5. Sơ tán và cứu nạn khẩn cấp:
  • 5.1. Sơ đồ cứu nạn và sơ tán khẩn cấp:
  • 5.2. Quy trình sơ tán khẩn cấp:
• 6. Quản lý rủi ro tài chính, pháp luật:
• 7. Bảo hiểm tài sản:

1. Mục đích:

– Nhằm phát hiện sớm và loại bỏ những nguy cơ gây mất an toàn cho cư dân, khách hàng và hệ thống kỹ thuật, tài sản chung của Tòa nhà (như nguy cơ cháy nổ, mất an toàn trong sử dụng điện, mất an toàn trong sử dụng thang máy …)

• Phát hiện sớm và giảm thiểu tiến tới loại bỏ các nguy cơ gây hư hỏng cho tài sản, thiết bị chung của Tòa nhà;
• Phát hiện và xử lý sớm các nguy cơ gây ảnh hưởng đến sinh hoạt và hoạt động chung của cư dân, khách hàng trong phạm vi Tòa nhà …
• Phát hiện, chủ động ngăn ngừa, tiến tới giảm thiểu các yếu tố môi trường bất lợi như mưa lớn, gió bão …

2. Các nguyên tắc kiểm soát rủi ro:

– Tuyệt đối không cho phép đặt các vật liệu, đồ vật hoặc phế liệu ở khu vực hành lang chung, khu vực lối thoát hiểm, thang thoát hiểm;

– Nếu sử dụng các thiết bị phục vụ lợi ích công cộng trong Tòa nhà, cần kiểm tra chắc chắn rằng các thiết bị đó đã được đặt ở nơi an toàn, được kiểm soát chặt chẽ và các dây điện không bị lộ, lòng thòng dễ gây rủi ro.

– Các thiết bị, đồ vật phải được dắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo lối giao thông nộ bộ thông thoáng.

– Kiểm tra các thiết bị máy móc của khách hàng đã được đảm bảo an toàn theo quy định của Tòa nhà.

– Khách hàng tuyệt đối không được bầy các hàng hóa, tài sản cá nhân trong khu vực sử dụng chung của Tòa nhà.

– Các hệ thống điện lắp thêm của khách hàng phải được kiểm tra thường xuyên và phải tuân thủ theo quy định của Tòa nhà.

– Tuyệt đối không được treo bất kì vật gì lên đầu phun cứu hỏa.

– Đảm bảo các tủ cứu hỏa luôn luôn được thông thoáng.

– Các miệng của hệ thống điều hòa (miệng thổi, miệng hút) phải được vệ sinh theo định kỳ.

– Các chất dễ cháy hay nguy hiểm không được phép cất, chứa trong khu vực văn phòng.

– Kho hàng không được cản trở hoạt động của vòi phun cứu hỏa và khoảng cách ít nhất phải là 500mm và phải được duy trì giữa kho và vòi phun cứu hỏa.

– Thiết bị phục vụ phòng cháy chữa cháy phải được duy trì phù hợp với nội quy.

– Các lối thoát hiểm tuyệt đối không được sử dụng làm kho chứa hàng.

– Báo cáo kiểm soát rủi ro phải được lập thường xuyên và duy trì về tất cả các tài sản, liệt kê và phát hiện các mối nguy hiểm, chi tiết hàng ngày và cách thức khắc phục các mối nguy hiểm đó. Bao gồm các mẫu sau:

       – Báo cáo của bộ phận kỹ thuật.

       – Biên bản kiểm tra hàng ngày giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận liên quan.

3. Các biện pháp ngăn ngừa:

3.1. Những  biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng điện.

– Đào tạo, trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết và an toàn điện cho nhân viên kỹ thuật.

– Đưa ra những khuyến cáo về sử dụng điện đúng cách và an toàn cho toàn bộ cư dân và CBNV sinh sống và làm việc trong Tòa nhà.

– Kiểm tra rủi ro hàng ngày và bảo dưỡng định kỳ các tủ điện hạ thế tổng, tủ điện tầng, tủ điện nhánh…

– Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hệ thống chiếu sáng, ổ cắm, các thiết bị điện khu vực công cộng.

– Cô lập, cách ly tạm thời và trao biển cảnh báo đối với các thiết bị đang có sự cố hoặc đang trong quá trình sửa chữa bảo dưỡng.

– Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống nối đất.

3.2. Những biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến mất an toàn sử dụng thang máy

– Đưa ra các hướng dẫn về sử dụng thang máy cho cư dân và nhân viên làm việc trong Tòa nhà.

– Đào tạo, hướng dẫn nhân viên tòa nhà các bước cần phải thực hiện khi cứu hộ thang máy.

– Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hệ thống thang máy. Đặc biệt chú trọng việc kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị an toàn của thang máy như cơ cấu chống vượt tốc, công tắc cửa, đệm dầu.

– Đặt các biển cảnh báo khi thang có sự cố hoặc đang trong quá trình bảo dưỡng.

3.3. Những biện pháp ngăn ngừa rủi ro liên quan đến sự cố mất điện lưới.

    Việc duy trì nguồn điện ổn định và liên tục là rất quan trọng vì Tòa nhà cao tầng có rất nhiều thiết bị sử dụng điện như thang máy, chiếu sáng…cần được duy trì cấp điện liên tục. Việc nguồn điện cung cấp cho tổ hợp sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động cảu tổ hợp cũng như cư dân sinh sống ở đây. Vì vậy bộ phận kỹ thuật tòa nhà đã đề ra những biện pháp sau để đảm bảo sự cung cấp điện liên tục cho tổ hợp:

– Kiểm tra rủi ro hàng ngày các phòng máy như trạm biến áp, tủ đóng cắt trung thế, tủ phân phối hạ thế tổng, phòng máy phát, bể chứa dầu, các tủ điện tầng…nhằm phát hiện và xử lý sớm những sự cố điện.

– Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ các máy biến áp, các thiết bị đóng cắt trung hạ thế, các tủ phân phối đảm bảo sự vận hành ổn định của hệ thống.

– Kiểm tra bảo dưỡng định kỳ hệ thống đèn chiếu sáng sự cố, đèn EXIT.

– Kiểm tra bảo dưỡng định kỳ hệ thống cứu hộ tự động của thang máy.

– Xây dựng phương án ứng phố khi sự cố xảy ra.

3.4. Những biện pháp kiểm soát và phòng ngừa ô nhiễm.

    Việc đảm bảo một môi trường không bị ô nhiễm, nguồn nước sạch là một yếu tố được công ty quản lý cũng như chủ đầu tư hết sức quan tâm và thực hiện những biện pháp sau để duy trì được một không gian sống tiện nghi và an toàn cho cư dân:

– Các bể chứa nước được làm vệ sinh định kỳ

– Bảo dưỡng, vệ sinh hệ thống đường ống định kỳ

– Bảo dưỡng các thiết bị vệ sinh định kỳ

– Nguồn nước sinh hoạt được lấy mẫu và kiểm tra định kỳ theo tiêu chuẩn cả bộ y tế. Thực hiện các biện pháp bổ sung nếu phát hiện những chỉ tiêu cao hơn mức cho phép của bộ y tế.

– Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống thông gió.

– Thực hiện việc thu gom, xử lý rác đúng quy trình.

– Các hóa chất sử dụng trong việc bảo dưỡng, làm sạch, diệt côn trùng phải có chứng nhận đạt tiêu chuẩn.

3.5. Những biện pháp kiểm soát và giảm thiểu thiệt hai do thiên tai.

– Thường xuyên cập nhật các diễn biến tình hình thời tiết bất thường để xây dựng cơ chế chủ động phòng chống;

– Khi có hiện tượng thời tiết bất thường, các bộ phận có liên quan phải chuyển sang cơ chế trực ban phòng chống thiên tai;

– Tổ chức chuẩn bị các phương tiện, công cụ, nhân sự, nguyên nhiên liệu máy phát … theo các phương án phòng chống lụt bão đã được triển khai;

– Tổ chức thông báo rộng rãi tới cư dân, khách hàng để chủ động phòng chống trong phần diện tích sử dụng riêng của mình;

– Theo dõi sát sao tình hình, chủ động thông báo cập nhật với các đơn vị Công an, Cứu thương, PCCC nếu cần thiết.

4. Phòng chống cháy nổ:

   Để đảm bảo cho việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro cháy nổ, bộ phận vận hành bảo dưỡng thực hiện những biện pháp sau:

– Đào tạo, nâng cao hiểu biết cũng như kỹ năng vận hành bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đối với nhân viện kỹ thuật.

– Thực hiện việc kiểm tra rủi ro hàng ngày theo mẫu.

– Hệ thống báo cháy phải được giám sát thường xuyên và kiểm tra các chức năng của hệ thống định kỳ (hàng tuần, hàng tháng).

– Hệ thống chữa cháy phải được kiểm tra hàng ngày. Định kỳ hàng tháng phải chạy thử và kiểm tra tình trạng làm việc của bơm chữa cháy, các tín hiệu giám sát, rơ le áp suất, van…

– Xây dựng quy trình kiểm soát và xử lý những vật liệu có nguy cơ gây cháy nổ.

– Ghi chép và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm khi phát hiện nguy cơ cháy nổ.

– Kiểm tra sự vận hành và bảo dưỡng định kỳ hệ thống báo cháy.

– Kiểm tra sự vận hành và bảo dưỡng định kỳ hệ thống bơm cứu hỏa.

– Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống tủ chữa cháy vách tường và bình chữa cháy xách tay.

– Kiểm tra sự vận hành và bảo dưỡng định kỳ hệ thống quạt tăng áp cầu thang thoát hiểm.

– Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống cửa thoát hiểm.

– Kiểm tra sự vận hành và bảo dưỡng định kỳ hệ thống chiếu sáng sự cố, đèn chỉ đãn lối thoát hiểm.

– Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hệ thống điện nhằm tránh các nguy cơ cháy nổ do điện.

– Kiểm soát nhà thầu cung cấp gas tới căn hộ.

– Lắp đặt các biển chỉ dẫn lối thoát hiểm, tiêu lệnh, nội quy, quy định về PCC tại các vị trí thích hợp trong Tòa nhà.

– Lắp đặt các sơ đồ chỉ dẫn lối thoát hiểm tại các vị trí thích hợp trong tòa nhà.

– Thường xuyên kiểm tra lối thoát hiểm để đảm bảo rằng lối thoát hiểm không bị khóa, bị chặn.

– Xây dựng các phương án ứng phó khi có sự cố cháy nổ.

– Xây dựng đội PCCC cơ sở.

– Thực hiện việc huấn luyện và diễn tập PCCC hàng năm.

– Thực hiện việc đào tạo về sơ cứu cho cư dân trong Tòa nhà

Các cơ chế kiểm tra và nguyên tắc cơ bản đảm bảo Phòng cháy chữa cháy:

    Cuộn vòi cứu hỏa:

– Được kiểm tra 6 tháng/lần phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam

– Chỉ được sử dụng vào mục đích cứu hỏa

– Không bị tắc vào bất cứ thời điểm nào

– Kiểm tra hàng ngày để đảm bảo những chỗ hỏng đã được sửa chữa.

     Họng nước chữa cháy vách tường:

– Được kiểm tra hàng tháng và lưu trữ báo cáo trong hệ thống PCCC của bộ phận kỹ thuật Tòa nhà.

– Đảm bảo các lối vào họng nước đều thông thoáng.

– Những họng nước nối với xe chữa cháy chuyên dụng được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo hoạt động tốt.

– Kiểm tra phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam.

     Hệ thống đầu phun nước cứu hỏa:

– Kiểm tra phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam.

– Mọi đồ vật phải để cách đầu phun nước cứu hỏa tối thiệu là 500mm.

– Không được trao bất kỳ đồ vật gì lên trên đầu phun nước cứu hỏa.

– Bảo vệ đầu phun nước cứu hỏa tránh va đập gây hỏng hóc.

     Bình cứu hỏa xách tay:

– Bình cứu hỏa xách tay chỉ có thể mang lại hiệu quả khi sử dụng để dập tắt đám cháy nhỏ.

– Kiểm tra định kỳ hàng tháng một lần hoặc theo tiêu chuẩn của Việt Nam.

5. Sơ tán và cứu nạn khẩn cấp:

5.1. Sơ đồ cứu nạn và sơ tán khẩn cấp:

    Sơ đồ cứu nạn và sơ tán khẩn cấp được lập cho từng tầng và gắn tại tất cả các tầng trong Tòa nhà. Các sơ đồ này được lưu trữ tại phòng kiểm soát phòng cháy chữa cháy, văn phòng Ban Quản lý và Công ty Quản lý Tòa nhà.

     Phòng kỹ thuật có trách nhiệm bảo dưỡng và duy tu các thiết bị dưới đây trong các sơ đồ cứ nạn và sơ tán khẩn cấp:

      – Hệ thống đèn báo khẩn cấp

      – Hệ thống hành lang và cửa thoát hiểm.

       Hệ thống bảng, tủ điện.

      – Khu vực máy điều hòa không khí

     – Hệ thống phòng cháy chữa cháy.

                    *  Phòng van và đầu phun

                    *  Hệ thống dập lửa

                    *  Phòng máy bơm cứu hỏa

                    *  Hệ thống ống vòi nước

                    *  Hệ thống họng nước quanh tòa nhà

                    *  Hệ thống van nước ưu tiên cho PCCC

      – Các nhà kho.

5.2. Quy trình sơ tán khẩn cấp:

    Các phương án sơ tán khẩn cấp sẽ được lập. Những điểm sau cần phải tuân thủ:

– Phương án sơ tán. Tất cả nhân viên và cư dân trong Tòa nhà cần hiểu rõ những phương án sơ tán khẩn cấp của Tòa nhà thông qua Sổ tay Tòa nhà và qua các buổi thực tập hướng dẫn di tản.

– Những phương án sơ tán khẩn cấp sẽ có sự tham gia của các nhà thầu phụ như an ninh, vệ sinh, và phê duyệt của cơ quan công quyền phù hợp quy định pháp luật hiện hành. Giảm thiểu tối đa trách nhiệm của chủ nhà.

– Khi Tòa nhà tự thiết lập những phương án khẩn cấp, cần có những phương án sau:

*  Phương án PCCC

*  Phương án phòng chống bom mìn

*  Gây rối trật tự công cộng.

*  Trường hợp khẩn với Gas/lũ lụt

*  Cấp cứu khẩn cấp.

*  Tiêu chuẩn tối thiểu về thiết bị khẩn cấp được lưu tại văn phòng quản lý.

6. Quản lý rủi ro tài chính, pháp luật:

– Hoạt động quản lý vận hành bất động sản cần có ngân sách để thực hiện các hạng mục công việc: trả lương cho nhân sự, thanh toán cho các nhà thầu dịch vụ, thanh toán các tiện ích điện, nước, thanh toán cho nhà thầu bảo trì, sửa chữa và dự phòng rủi ro. Chúng tôi giúp Chủ đầu tư/Ban Quản trị thiết lập các dự toán chính xác nhất và xác định các nguồn tài chính hiện thực để đảm bảo bất động sản không bị gián đoạn sử dụng vì thiếu kinh phí cho các hạng mục trên.

– Với sự hiểu biết về pháp luật nhà nước liên quan tới việc đưa vào sử dụng bất động sản, chúng tôi có thể trợ giúp Chủ đầu tư/Ban Quản trị xác định và đáp ứng các yêu cầu pháp luật đó, chẳng hạn các chứng chỉ/giấy phép đủ điều kiện an ninh, PCCC, bảo vệ môi trường. 

7. Bảo hiểm tài sản:

– Các biện pháp phòng ngừa sẽ giảm thiểu đến mức tối đa các rủi ro do lỗi của con người, nhưng có những rủi ro có thể xảy ra bất chấp sự phòng ngừa tốt nhất: đó là các rủi ro mất mát tài sản/con người do các sự kiện bất khả kháng như cháy nổ, chập điện, khủng bố, thiên tai, bất cẩn của người sử dụng… Để đối mặt với những tình huống như vậy, chúng tôi luôn khuyến cáo khách hàng sử dụng/duy trì các dịch vụ bảo hiểm cần thiết để khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng bất động sản. Các bảo hiểm có thể là: bảo hiểm cháy nổ bắt buộc, bảo hiểm kết cấu Tòa nhà, bảo hiểm rủi ro cho bên thứ 3…