Quản lý tòa nhà có phải là một nghề?

1. Vai trò, vị trí, tầm quan trọng của nghề quản lý tòa nhà

Do tốc độ đô thị hóa cao, nhu cầu xây dựng đường sá, cao ốc… phát triển mạnh; cộng với các chủ đầu tư hay các đơn vị có hợp đồng thuê dài hạn đòi hỏi dịch vụ quản lý mang tính chuyên nghiệp hơn, thị trường lao động đã xuất hiện nghề quản lý tòa nhà.

Trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, các tòa cao ốc, các khu dân cư và các khu thương mại mọc lên ngày một nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của cư dân và các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố và khắp cả nước. Các chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà đều mong muốn tòa nhà của mình hoạt động hiệu quả, tỉ lệ sử dụng cao, các chi phí vận hành và bảo dưỡng tòa nhà được tiết kiệm nhưng vẫn mang lại sự ổn định.

Quản lý tòa nhà – Một lĩnh vực đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo, chi tiết và trách nhiệm nghề nghiệp cao. Công việc của người quản lý cần phải biết nhiều thứ, từ đơn giản tới phức tạp. Biết từ chuyện nhà cửa đến cả những sinh hoạt của người dân, quan tâm từ chuyện lớn đến việc nhỏ nhất.

Mỗi tòa nhà, mỗi loại hình tòa nhà, đối tượng khách hàng, … tạo ra những sắc thái khác nhau trong cách thức quản lý, ứng xử và xử lý tình huống. Có thể thấy hiện nay, cách đánh giá chung cư là ở chỗ dịch vụ của chung cư đó tốt đến đâu, tuy nhiên dù là chung cư cao cấp cũng không thể tránh khỏi những sự cố bất ngờ xảy ra.

Trong khi đó, quản lý tòa nhà theo kinh nghiệm các nước là một lĩnh vực chuyên môn, thậm chí là một ngành nghề kinh doanh dịch vụ có quy trình khoa học nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước cho đến các tiện ích như vệ sinh, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác.

Quản lý tòa nhà hiệu quả nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và nâng tầm giá trị bất động sản. Quá trình đô thị hóa tại các thành phố lớn kéo theo nhu cầu về nhà ở tăng cao và hoạt động quản lý tòa nhà hiệu quả ngày càng được chú trọng. Tuy nhiên, diện tích đất ở tại khu vực thành thị ngày càng bị thu hẹp, giải pháp duy nhất cho vấn đề nhà ở là sự ra đời của các tòa nhà chung cư, cao ốc văn phòng… Thị trường bất động sản ngày càng năng động và cạnh tranh gay gắt hơn, đòi hỏi phải các tòa nhà phải đảm bảo những yêu cầu tối cần thiết mà trong đó vấn đề về quản lý tòa nhà là một trong những nhân tố chủ chốt quyết định đến sự lựa chọn mua  nhà của khách hàng.

2. Quản lý tòa nhà là gì?

Công tác quản lý tòa nhà được hiểu là quản lý, vận hành những mô hình từ nhỏ đến quy mô lớn như nhà trọ, phòng cho thuê, căn hộ dịch vụ cho các đến chung cư cao tầng, khu trung tâm thương mại hay đặc thù như các tòa nhà hành chính.

Quản lý tòa nhà là một ngành kinh doanh dịch vụ tuân theo quy trình khoa học nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ phần cứng như kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước cho đến các tiện ích như vệ sinh, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác: cho thuê, quản lý nhân công, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng…”.

Quản lý tòa nhà sẽ cung cấp dịch vụ, nhân công, theo dõi họ thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà để tòa nhà hoạt động tốt, kinh doanh hiệu quả cao. Vì nhiều mảng như vậy nên việc quản lý và vận hành tòa nhà sẽ trở nên hiệu quả hơn khi các cán bộ quản lý tòa nhà được trang bị những kiến thức nền móng cơ sở của việc quản lý và vận hành tòa nhà, mỗi người đảm trách một mảng riêng, theo dõi, hệ thống giúp người quản lý cao nhất biết được chi tiết sửa chữa, nhu cầu của từng khách hàng.

Quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh, trật tự; Dịch vụ vệ sinh; Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động; Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; Marketing… Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.

– Quản lý tài chính: Ở mỗi tòa nhà hàng tháng khách hàng đều phải đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Những khoản phí quản lý này gộp lại là một con số không hề nhỏ và được giao cho ban quản lý. Thay mặt khách hàng, ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính sao cho rạch ròi và phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,…

– Quản lý nhân sự: Mỗi một tòa nhà cần có số nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Làm thế nào để tuyển dụng và chế độ thưởng và phạt cho các nhân viên hợp lý là công tác của ban quản lý tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý còn cần giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.

– Quản lý khách hàng: Quản lý tòa nhà còn có trách nhiệm trong quản lý khách hàng. Từ các chính sách chăm sóc khách hàng cho tới việc giải quyết các yêu cầu của khách đều là nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Làm thế nào để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không làm ảnh hưởng lợi ích của chủ đầu tư hay lợi ích chung của tòa nhà là vấn đề luôn khiến các nhà quản lý đau đầu.

– Bảo trì hệ thống kỹ thuật: Một tòa nhà thường được lắp đặt nhiều hệ thống như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống pccc,… Những hệ thống này đều cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của các hệ thống.

– Dịch vụ Quản lý tòa nhà: Sự kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật vận hành cao ốc (M&E) trình độ tiên tiến với hệ thống, quy trình quản lý khách hàng, dịch vụ văn phòng bài bản và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ mang đến cho các chủ đầu tư khai thác hiệu quả tài sản, tạo sự tin tưởng, yên tâm cho khách hàng đồng thời nâng cao giá trị tài sản của mình. Bên cạnh đó bộ phận môi giới, tiếp thị bất động sản sẽ hỗ trợ trong việc tìm kiếm khách thuê, khách mua bất động sản. Cần có nhiều hơn những đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà trọn gói giúp cho Chủ đầu tư ngay từ giai đoạn đầu của việc lập dự án, đến triển khai và đưa vào hoạt động, cũng như khai thác trong suốt thời gian tồn tại của tòa nhà.

Quản lý tòa nhà hiệu quả là công việc đòi hỏi sự bao quát cao nhưng cũng đồng thời phải chú ý đến các chi tiết tỉ mỉ giúp đảm bảo được sự hài lòng từ phía khách hàng. Hiện nay, các tòa nhà đều có một Ban quản lý chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động vận hành, quản lý trong tòa nhà. Tuy nhiên, không phải ban quản lý nào cũng có đủ khả năng đảm trách và thực hiện công việc khó nhằn này.

Ban quản lý luôn phải là đội ngũ sát sao trong từng vấn đề thường nhật ở tòa nhà từ dịch vụ sinh hoạt thông thường: điện, nước, thang máy, bãi đỗ xe… cho đến chăm sóc khách hàng, quản lý sổ sách công nợ, hợp đồng cho thuê… hay những vấn đề phát sinh trong khu dân cư cần đến giao tiếp, giải quyết với cư dân sao cho nhanh chóng, hiệu quả.

Với tính chất đặc thù và khối lượng công việc dày đặc như vậy đòi hỏi ban quản lý cần phải có những quy trình quản lý tòa nhà sao cho mọi hoạt đông diễn ra được suôn sẻ, đạt hiệu quả. Tuy nhiên, như đã đề cập trước đó, công việc này chưa được thông qua mô hình đào tạo bài bản nào do đó sự thiếu sót, kém hiệu quả khi vận hàng quản lý là điều không thể tránh khỏi. Tình hình thực tiễn đặt ra vấn đề cần phải có giải pháp hỗ trợ, giúp tối ưu hóa nghiệp vụ này.

3. Quản lý tòa nhà – vẫn chưa được xem là nghề?

Trước sự phát triển của nền kinh tế, các tòa nhà mọc lên với thiết kế kiến trúc, trang thiết bị hiện đại, đòi hỏi công việc vận hành, quản lý một tòa nhà chuyên nghiệp trở nên cấp thiết. Muốn vậy, phải có nhân sự vận hành, quản lý tòa nhà một cách có hiệu quả. Tại Việt Nam, quản lý tòa nhà mới được biết đến, trong khi các nước có cơ cấu hạ tầng phát triển đã trở thành chuyên ngành đào tạo trong lĩnh vực này. Dịch vụ quản lý bất động sản tại Việt Nam chưa mang tính chuyên nghiệp cao; dịch vụ quản lý các cao ốc tại Việt Nam vẫn chưa được xem là một nghề, trong khi ngành công nghiệp bất động sản chuyên nghiệp đòi hỏi nhu cầu cao hơn về kiến thức và dịch vụ.

Nhận định trên không sai, nhưng một khi thị trường có nhu cầu thì cung cũng theo đó mà phát triển và đó là lý do, dù chưa được xem là một nghề nhưng quản lý tòa nhà hiện đã được nhiều người quan tâm.

4. Để trở thành người quản lý chuyên nghiệp, một người hành nghề quản lý tòa nhà?

Việc quản lý, vận hành tòa nhà đòi hỏi phải có nhiều kiến thức, kỹ năng như kỹ thuật như điện, nước, các quy định cũng như thủ tục về điều kiện PCCC, quy định về pháp lý, hợp đồng thuê và nhiều vấn đề không tên phát sinh khi vận hành một tòa nhà. Song tại Việt Nam, vẫn chưa có chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu thị trường vì nội dung giảng dạy chưa thực tế, người được đào tạo cần được cọ sát thực tế.

Bên cạnh đó, nghề quản lý tòa nhà chưa được xem là một ngành nghề cần được đưa vào giảng dạy, mọi sự hiểu biết, kiến thức mà người làm quản lý tòa nhà có được đa phần đều do truyền miệng, người đi trước hướng dẫn cho người đi sau và chưa có giáo trình bài bản trong lĩnh vực này.

Trong dịch vụ quản lý bất động sản cần phải chia nhỏ và đánh giá từng yếu tố như: quản lý bất động sản, quản lý thiết bị tiện nghi và quản lý tài chính. Còn chuyên viên quản lý tòa nhà phải có các kiến thức về: tài chính, tiếp thị, luật và kỹ thuật. Và đội ngũ quản lý tòa nhà cần tham gia dự án ngay trong giai đoạn xây dựng để có thể thiết lập được hệ thống quản lý cũng như cơ cấu nhân sự.

Dựa vào các tiêu chí trên, cộng với những chia sẻ từ người làm nghề quản lý tòa nhà, nếu bạn muốn trở thành giám đốc (trưởng ban) quản lý tòa nhà thì phải nắm rõ các kiến thức về mọi lĩnh vực để có thể vận hành hệ thống từ phần mềm cho tới nhân sự một cách trôi chảy. Ngoài ra, bạn còn phải có các kỹ năng lên kế hoạch, cũng như biết cách triển khai công việc đúng tiến độ. Đồng thời phải có kỹ năng quản lý ngân sách, đàm phán với nhà thầu, nhà cung cấp, sự chu đáo, óc quan sát sắc bén để đào tạo, khuyến khích nhân viên làm việc bên cạnh kỹ năng thương thuyết với khách hàng và có khả năng chịu áp lực cao. Còn nếu chỉ là nhân viên, yêu cầu về kiến thức cũng như trách nhiệm công việc sẽ nhẹ nhàng hơn.

Tuy nhiên, dù đảm nhiệm vị trí nào, nếu muốn làm trong ngành quản lý tòa nhà, bạn cũng phải có kỹ năng thuyết trình, giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, nhạy bén trong công việc, chịu được áp lực công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, khả năng làm việc độc lập.

Để một công việc được coi là một nghề, cần các yếu tố sau:

• Khi nó là một công việc đòi hỏi người thực hiện làm toàn thời gian.
• Khi trường đào tạo đầu tiên về công việc đó được thành lập.
• Khi một hiệp hội nghề nghiệp địa phương/quốc gia được thành lập.
• Khi bộ quy tắc quy tắc đạo đức nghề nghiệp, gồm các quy tắc ứng xử được thông qua.
• Khi đạo luật liên bang/quốc gia về nghề nghiệp đó được thiết lập, thông qua.

Nếu xét theo khái niệm trên, thì công việc quản lý tòa nhà chưa được coi là một nghề. Hai vấn đề bức thiết được đặt ra ở đây là:

•  Một là, cần xây dựng hệ thống đào tạo nghề, trong đó chú trọng việc đào tạo lý thuyết gắn liền với thực hành.
• Hai là, cần xây dựng Hiệp hội quản lý tòa nhà Việt Nam và các địa phương.

Chỉ có như vậy, thì quản lý tòa nhà mới được công nhận là một nghề và chúng ta, những người hành nghề quản lý tòa nhà Việt Nam mới không bị yếu thế ngay trên sân nhà như hiện nay. Điều đó, đòi hỏi chúng ta phải hành động!