Quy trình giao tiếp cư dân ứng dụng phần mềm quản lý chung cư HomeID
Trong công tác quản lý vận hành tòa nhà từ trước đến nay cũng như tại các bản chào phương án quản lý vận hành của các Công ty quản lý vận hành tòa nhà gửi đến Ban Quản trị trong các cuộc đấu thầu, chào giá thường chỉ đề cập đến các quy trình quản lý vận hành cơ bản bao gồm:
- Quy trình vệ sinh tòa nhà
- Quy trình quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhà
- Quy trình quản lý an ninh tòa nhà
- Quy trình quản lý các nhà thầu
- Quy trình quản lý tài chính
- Quy trình quản lý nghiệp vụ hành chính
- Quy trình quản lý khách hàng
- Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà
- Quy trình làm báo cáo
Tuy nhiên trên thực tế, việc yêu cầu đơn vị quản lý vận hành sử dụng phần mềm tương tác cư dân nhằm tối ưu hóa thời gian, tận dụng công nghệ di động trong thời kỳ mới cũng đã bắt đầu xuất hiện ngày càng nhiều hơn trong các yêu cầu chào thầu của các Ban Quản trị tòa nhà.
Vậy một quy trình giao tiếp và tương tác cư dân trong đó ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp như thế nào?
Ở bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp thêm cho các bạn một quy trình mới nhằm bổ sung cho các quy trình hiện có của các bạn để có thể áp dụng, hoặc bổ sung vào các bản chào phương án nhằm làm tăng cơ hội thắng thầu cũng như có thể duy trì được hợp đồng quản lý vận hành của các bạn có thể tiếp tục được gia hạn kéo dài.
Quy trình giao tiếp và chăm sóc cư dân bằng ứng dụng HomeID
Tập hợp các quy trình nhằm chăm sóc trải nghiệm và sự hài lòng của dịch vụ của Ban Quản lý cung cấp thông qua việc giao tiếp kịp thời, tiếp nhận thông tin chính xác cũng như cắt giảm các công việc dư thừa không cần thiết trong công tác quản lý vận hành tòa nhà dựa trên nền tảng mà ứng dụng HomeID cung cấp đến Ban Quản lý và Cư dân.
Quy trình đăng ký danh sách cư dân
Quy trình này cho phép Ban quản lý khi mới tiếp nhận bàn giao quản lý toàn nhà có thể tiến hành đăng ký danh sách căn hộ để khởi tạo quá trình quản lý và cung cấp dịch vụ của mình. Danh sách căn hộ sẽ bao gồm Chủ căn hộ, thành viên trong căn hộ thông qua Tên, số điện thoại (sử dụng chính thức) và mối liên hệ với chủ hộ.
Sau khi hoàn tất việc đăng ký danh sách căn hộ thì có thể tiếp tục việc thông báo cài ứng dụng đến cư dân. Cư dân sau khi được thông báo cài đặt thì có thể tự đăng nhập vào căn hộ của mình thông qua hệ thống duy trì tài khoản OTP mà không cần có sự hỗ trợ của Ban Quản lý.
Quy trình bổ sung thành viên gia đình
Quy trình này cho phép Chủ căn hộ có thể thêm các thành viên trong gia đình vào để có thể tiếp cận thông tin chung từ tòa nhà cũng như được phép thực hiện các chức năng mà ứng dụng gia tiếp cư dân cung cấp. Chủ căn hộ có thể thêm các thành viên là vợ/chồng, bố/mẹ, ông/bà, anh/chị/em hay người thuê nhà.
Quy trình thu phí dịch vụ chung cư hàng tháng
Quy trình này để thực hiện việc thu phí dịch vụ quản lý vận hành hàng tháng bao gồm Phí quản lý vận hành, Phí điện, nước, viễn thông, bảo hiểm (thu hộ nếu có), các phí vệ sinh, bảo vệ, phí gửi xe… Chi phí được thu theo đường thanh toán online do HomeID cung cấp hoặc các cách thu offline khác cho các hộ cư dân không có điều hiện sử dụng app HomeID (người già, trẻ nhỏ).
Quy trình tiếp nhận và xử lý phản ánh của cư dân
Quy trình này sử dụng để cư dân có thể gửi các phản ánh, kiến nghị hoặc các yêu cầu sửa chữa, bảo hành hoặc các vấn đề phát sinh hàng ngày liên quan đến diện tích căn hộ sử dụng, các diện tích chung, cảnh quan, vệ sinh, an ninh tòa nhà hoặc khu đô thị… đến các bộ phận liên quan của Ban Quản lý tòa nhà để xử lý.
Quy trình đăng ký, book lịch, sử dụng tiện ích
Quy trình này sử dụng để cư dân có thể đăng ký các tiện ích hoặc dịch vụ mà tòa nhà cung cấp bao gồm các phòng sinh hoạt cộng đồng, sân vườn, khu vui chơi, bể bơi, sân thể thao, đăng ký vật nuôi, gửi phương tiện sử dụng (ô tô, xe máy, xe đạp, xe điện), sửa chữa căn hộ, nhận hộ đồ, khách đến thăm…
Quy trình lấy ý kiến cư dân
Quy trình lấy ý kiến cư dân sử dụng để thu thập ý kiến, đánh giá và tổng hợp ý kiến thành các báo cáo dùng để ra quyết định những vấn đề chung của khu dân cư trong phạm vi trách nhiệm của Ban Quản trị, Ban Quản lý tòa nhà.
Sử dụng quy trình này như thế nào?
Đây là bộ quy trình giao tiếp được thiết kế và sử dụng dựa trên nền tảng ứng dụng phần mềm quản lý cư dân do HomeID cung cấp vì vậy để sử dụng và vận hành đúng như thiết kế các Công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cần có thỏa thuận khung hợp tác để ứng dụng sản phần mềm HomeID đến các tòa nhà mình đang quản lý hoặc được phép sử dụng trong quá trình đấu thầu, chào giá cạnh tranh đến các Ban Quản trị tòa nhà.
Thỏa thuận khung này có thể đưa vào hồ sơ chào thầu của bạn như một đối tác cung cấp phần mềm hiện đã được nhiều đơn vị quản lý vận hành sử dụng và chiến thắng tại nhiều tòa nhà với mong thiết thiết lập một nền tảng vận hành mới chặt chẽ hơn trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
Hãy liên hệ với HomeID để trao đổi chi tiết các bạn nhé!
