Trình tự, thủ tục thành lập ban quản trị nhà chung cư

Chung cư là loại hình nhà ở đang ngày càng trở nên phổ biến và là sự lựa chọn của nhiều người. Việc quản lý chung cư hiện nay được phân định cho ban quản trị nhà chung cư. Ban quản trị nhà chung cư là đơn vị trực tiếp quản lý, giám sát các hoạt động liên quan đến nhà chung cư. Vậy thủ tục và trình tự thành lập ban quản trị nhà chung cư theo quy định được thực hiện như thế nào. Bài viết dưới đây của luật sư sẽ giúp cho bạn đọc có thêm những kiến thức pháp lý về vấn đề này.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Hợp tác xã.
• Luật Doanh nghiệp.
• Thông tư 02/2016/TT-BXD

Thứ nhất, ban quản trị nhà chung cư là gì?

Ban quản trị nhà chung cư được hiểu là một mô hình tổ chức được thành lập do các chủ sở hữu nhà chung cư, đây  là tổ chức có có các đặc điểm như sau: thứ nhất có tư cách pháp nhân giống như các tổ chức khác, thứ hai ban quản trị nhà chung cư có con dấu và hoạt động dưới mô hình ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần.

Bên cạnh đó, đối với ban quản trị nhà chung cư thì hội nghị nhà chung cư sẽ là cơ sở để quyết định mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư. Như vậy, ta có thể thấy ban quản trị nhà chung cư bị phụ thuộc rất nhiều vào cuộc hội nghị nhà chung cư chứ ban quản trị  nhà chung cư không có quyền tự quyết định mô hình hoạt động của mình.

Ban quản trị nhà chung cư thay mặt chủ đầu tư sau khi hoàn tất thủ tục xây dựng để thực hiện các hoạt động như thu, chi tài chính của chung cư. Ban quản trị còn thực hiện các công việc liên quan đến báo cáo kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định của pháp luật về Nhà ở.

Thứ hai, hình thức thành lập ban quan trị nhà chung cư theo quy định pháp luật

Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Hợp tác xã. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Ban quản trị nhà chung cư có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp họp hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban quản trị.

Thứ ba, trình tự và thủ tục thành lập ban quản trị nhà chung cư

Ban quản trị chung cư được thành lập như sau: 

+ Ban quản trị chung cư sẽ được thực hiện thành lập thông qua hình thức bầu từ các chủ sở hữu đang sử dụng nhà chung cư đó; Trong trường hợp này ta sẽ chia thành các trường hợp như sau:

Trường hợp đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành viên Ban quản trị là đại diện của chủ sở hữu và người đang sử dụng nhà chung cư đó.

Các yêu cầu đặt ra với các thành viên được bầu trong ban quản trị nhà chung cư như sau: người trong ban quản trị nhà chung cư phải là người có sức khỏe, không có tiền án, tiền sự; ưu tiên lựa chọn những người có kiến thức, kinh nghiệm về xây dựng, kiến trúc, tài chính, pháp luật tham gia Ban quản trị nhà chung cư.

Ngoài ra, các thành viên Ban quản trị nhà chung cư phải tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức về quản lý, sử dụng nhà chung cư do cơ sở đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư tổ chức theo quy định của Bộ Xây dựng.

Căn cứ Điều 20 Thông tư 02/2016/TT-BXD thì ban quản trị chung cư có số lượng sau: 

“- Đối với Ban quản trị của tòa nhà chung cư thì có số lượng từ 03 đến 05 thành viên;

– Đối với Ban quản trị của cụm nhà chung cư thì có số lượng từ 06 đến 25 thành viên, trong đó mỗi tòa nhà trong cụm có số lượng từ 03 đến 05 thành viên”.

Thành phần Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được quy định như sau:

“+ Ban quản trị của tòa nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.

Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị nhà chung cư bầu làm Trưởng ban quản trị nhà chung cư; trường hợp không được bầu làm Trưởng ban thì được tham gia làm Phó ban quản trị nhà chung cư;

+ Ban quản trị của cụm nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban; mỗi tòa nhà trong cụm tổ chức họp để cử 01 hoặc 02 đại diện làm Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.

Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong cụm nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị cụm nhà chung cư bầu làm Trưởng ban quản trị cụm nhà chung cư. Mỗi tòa nhà trong cụm nhà chung cư mà chủ đầu tư còn sở hữu diện tích thì chủ đầu tư được cử đại diện tham gia làm Phó Ban quản trị của cụm, trừ trường hợp đại diện chủ đầu tư của tòa nhà đó được bầu làm Trưởng ban quản trị của cụm nhà chung cư”.

Thành phần Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.

Thứ tư, mô hình ban quản trị chung cư theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 02/2016/TT-BXD có quy định về mô hình ban quản trị chung cư như sau:

“1. Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Hội nghị nhà chung cư quyết định mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư.

2. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Hợp tác xã. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Việc biểu quyết và ghi biên bản cuộc họp của Ban quản trị nhà chung cư phải tuân thủ quy định tại Điều 25 của Quy chế này.

3. Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình tự quản; các thành viên Ban quản trị tự thống nhất phân công thực hiện các quyền và trách nhiệm quy định tại Khoản 2 Điều 41 của Quy chế này.”

Như vậy, ta có thể thấy trong ban quản trị nhà chung cư hay cụm nhà chung cư mà có nhiều chủ sở hữu được thành lập và tiến hành hoạt động thì sẽ phải thành lập và hoạt động theo hình thức ban chủ nhiệm hoặc hội đồng quản trị của hợp tác xã theo đúng quy định của pháp luật

Thứ năm, thủ tục công nhận và thông báo hoạt động của ban quản trị chung cư theo quy định pháp luật

Sau khi tiến hành làm hồ sơ xin thành lập ban quản trị chung cư, hồ sơ hợp lệ và được phê duyệt thì ban quản trị nhà chung cư sẽ được công nhận thành lập và có thông báo hoạt động ban quản trị chung cư.

Về thủ tục công nhận và thông báo hoạt động của ban quản trị chung cư được quy định chi tiết tại Điều 22 Thông tư 02/2016/TT-BXD như sau:

1. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày được hội nghị nhà chung cư bầu (bao gồm trường hợp bầu Ban quản trị lần đầu; bầu Ban quản trị khi hết nhiệm kỳ hoặc khi bị bãi miễn, thay thế; bầu Ban quản trị mới khi tách, nhập Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị nhà chung cư), Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị quy định tại Điều 23 của Quy chế này tại Ủy ban nhân dân cấp quận nơi có nhà chung cư

2.Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp quận có trách nhiệm kiểm tra và ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp Ủy ban nhân dân cấp quận đã ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị thì phải thu hồi Quyết định này trước khi giao Quyết định công nhận mới cho Ban quản trị nhà chung cư.

3.Nội dung Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư bao gồm:

a) Tên Ban quản trị và mô hình hoạt động của Ban quản trị;

b) Số lượng thành viên Ban quản trị;

c) Họ, tên và chức danh Trưởng ban, Phó ban quản trị;

d) Nhiệm kỳ hoạt động của Ban quản trị;

đ) Trách nhiệm thi hành quyết định của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

4.Sau khi có Quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân cấp quận, Ban quản trị được công nhận có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị; trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu (tên Ban quản trị nhà chung cư khắc trên con dấu phải trùng với tên Ban quản trị đã được Ủy ban nhân dân cấp quận công nhận), trừ trường hợp Ban quản trị đã có con dấu và có tài khoản được lập theo quy định.

5.Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi được Ủy ban nhân dân cấp quận công nhận. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi có con dấu được đăng ký theo quy định của pháp luật và có các tài khoản được lập theo quy định của Quy chế này.

Đối với Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu đã có con dấu, có tài khoản được lập theo quy định mà không thuộc trường hợp đổi tên Ban quản trị thì phải có văn bản thông báo cho tổ chức tín dụng nơi đã mở tài khoản kèm theo bản sao có chứng thực quyết định công nhận Ban quản trị để thực hiện các giao dịch với tổ chức tín dụng theo quy định.

Trên đây là toàn bộ những thông tin hữu ích về trình tự và thủ tục thành lập ban quản trị chung cư nói riêng cũng như về hợp tác xã, luật doanh nghiệp nói chung. Hi vọng bài viết trên đây của Luật sư sẽ giúp cho bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích về vấn đề này.