Phiên bản: 1.1.2
Ngày cập nhật: 10/11/2022
Quản lý căn hộ
Chức năng quản lý căn hộ cho phép quản lý thông tin liên quan đến căn hộ bao gồm Mã Căn hộ; Số phòng, số nhà; Chủ căn hộ; Số điện thoại liên lạc với chủ hộ đồng thời cho phép Ban Quản lý hoặc Ban Quản trị có thể gửi thông báo trực tiếp đến Căn hộ. Khi gửi thông báo đến căn hộ, mọi thành viên được chủ hộ xác nhận tài khoản đều có thể nhận được thông báo này.
Đối với tòa nhà thiết lập mới, danh sách căn hộ có thể được cập nhật từ một bảng danh sách được lập trên phần mềm bảng tính bên ngoài hoặc xuất dữ liệu ra từ một phần mềm BMS khác.
Chức năng quản lý căn hộ còn cho phép tìm kiếm căn hộ, xác định số lượng căn hộ hiển thị trong một màn hình hoặc lọc danh sách căn hộ theo một số tiêu chí nhất định.
Quản lý cư dân
Danh sách cư dân là tính năng cho phép Ban Quản lý hoặc Ban Quản trị có thể theo dõi danh sách cư dân được Chủ căn hộ đăng ký vào danh sách thành viên trong căn hộ.
Nội dung thông tin trong danh sách này sẽ do cư dân duy trì và thay đổi trên ứng dụng HomeID tương tự như hành động khai báo thường trú/tạm trú đối với các cư dân trong một căn hộ và Ban Quản lý/Ban Quản trị sẽ không can thiệp hay thay đổi đối với danh sách này nhằm đảm bảo tính chính xác cũng như cập nhật liên tục của cư dân.
Để đưa cư dân vào danh sách này, chủ hộ căn hộ sẽ cần đăng ký thêm thành viên vào căn hộ. Sau khi đăng ký xong, các thành viên có thể dùng ứng dụng HomeID để đăng nhập hệ thống và tương tác với Ban Quản lý.
Thông qua danh sách cư dân, thành viên Ban Quản lý/Ban quản trị theo trách nhiệm được phân công có thể chat và trao đổi với cư dân từ danh sách này.
Quản lý hóa đơn
Hóa đơn dịch vụ là một tác vụ được thực hiện định kỳ hàng tháng nhằm thông báo và thu phí dịch vụ cùng các tiện ích của tòa nhà đến các căn hộ. Chức năng quản lý hóa đơn cho phép lập hóa đơn chi tiết sử dụng dịch vụ cho từng căn hộ thông qua các phương pháp dưới đây:
- Lập hóa đơn trực tiếp (đối với những căn hộ có cấu trúc phí riêng biệt)
- Nhập hóa đơn từ ứng dụng kế toán hoặc các ứng dụng BMS khác
- In phiếu thu (sử dụng để in phiếu thu cho cư dân nộp phí dịch vụ trực tiếp tại lễ tân)
- In phiếu thông báo phí dịch vụ (sử dụng để gửi thông báo bằng bản in đến các căn hộ không cài ứng dụng cư dân)
- Nhắc nhở đóng phí (sử dụng để nhắc các hóa đơn quá hạn nhưng chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán đến đơn vị quản lý vận hành)
- Trạng thái nháp hóa đơn (Sử dụng để đối soát và kiểm tra dữ liệu với phần mềm kế toán trước khi đẩy đến ứng dụng cư dân)
- Cập nhật khoản mục chi tiết hóa đơn (cho phép bổ sung nội dung chi tiết hóa đơn theo nghiệp vụ quản lý phải thu của Ban Quản lý tòa nhà)
Chức năng quản lý hóa đơn cho phép thiết lập các tác vụ xử lý hàng loạt một cách tự động để có thể xử lý hóa đơn, cập nhật trạng thái tự động với hàng trăm căn hộ một cách nhanh chóng chỉ với duy nhất 1 nhân sự trong vòng vài phút.
Đối với các tòa nhà có kết nối cổng thanh toán trực tuyến, khi cư dân thực hiện thanh toán trực tuyến thì danh sách này cũng tự động cập nhật trạng thái để người quản lý có thể theo dõi.
Ngoài ra, chức năng còn cho phép lọc hóa đơn, tìm kiếm, phân kỳ thanh toán, cập nhật trạng thái hàng loạt đến các căn hộ.
Khi người quản lý cập nhật danh sách, cập nhật trạng thái của hóa đơn, hệ thống sẽ tự động thông báo đến ứng dụng HomeID để cư dân được biết.
Chat với cư dân
Chát với cư dân là tính năng cho phép nhân viên thường trực của Ban Quản lý/Ban Quản trị chuyên trách có thể sử dụng máy tính để tương tác liên tục với cư dân nhằm tiếp nhận yêu cầu, góp ý hoặc trao đổi liên quan đến các hoạt động hàng ngày của tòa nhà nhằm nâng cao chất lượng phục vụ đến với cộng đồng.
Chức năng chat với cư dân được tổ chức trong một giao diện thống nhất để hợp nhất quản lý và có thể theo dõi các nội dung trao đổi một cách dễ dàng.
Chức năng chat với cư dân cho phép chat nhanh bằng text và hình ảnh trực tiếp với cư dân trên ứng dụng HomeID hoặc các ứng dụng dùng riêng mà cư dân cài đặt trên điện thoại.
Quản lý yêu cầu
Quản lý yêu cầu là chức năng cho phép Ban Quản lý/Ban Quản trị có thể tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến quản lý vận hành tòa nhà như vệ sinh, điện, nước, thang máy, bãi gửi xe hoặc các vấn đề liên quan đến sửa chữa, ra vào, gửi nhận của căn hộ có liên quan đến tòa nhà cần được xử lý.
Thông qua chức năng này, Trưởng ban có thể giao xử lý đến từng thành viên chịu trách nhiệm trong Ban Quản lý thực thi và trao đổi chi tiết với cư dân hoặc cập nhật trạng thái xử lý mỗi khi hoàn thành công việc.
Khi có bất cứ thay đổi trong chức năng Quản lý yêu cầu, hệ thống sẽ gửi thông báo trực tiếp đến ứng dụng cư dân hoặc ứng dụng của nhân viên ban quản lý được giao nhiệm vụ để mọi người có thể nắm bắt.
Ban Quản lý cũng có thể ứng dụng tính năng quản lý yêu cầu để Giao nhiệm vụ cần thực thi cho nhân viên chuyên trách. Ứng dụng cũng sẽ báo ngay đến app của nhân viên chuyên trách về nhiệm vụ cần thực thi và thông qua ứng dụng dùng riêng để báo cáo trạng thái đến người quản lý của Ban Quản lý mỗi khi thay đổi tiến độ.
Cũng giống như đối với cư dân, chức năng này cũng cho phép Quan quản lý chat trao đổi trực tiếp với nhân viên thực thi nhiệm vụ để hai bên nắm bắt được tiếng độ, tình trạng cũng như có yêu cầu hỗ trợ hoặc làm rõ thông tin bổ sung.
Menu ứng dụng
Menu ứng dụng là chức năng cho phép Ban Quản lý có thể kiểm soát hệ thống menu hoặc nút hiển thị trên giao diện app cư dân trong phạm vi tòa nhà do mình phục vụ nhằm tăng cường khả năng tương tác của ứng dụng cũng như tăng cường tính năng kết nối của ứng dụng đến các tiện ích bên ngoài khác của tòa nhà.
Thông qua hệ thống menu này Ban Quản lý có thể đưa vào các tính năng của đơn vị thứ 3 bên ngoài hoặc các tính năng mới do HomeID phát triển giúp cư dân có thể dễ dàng nhận biết cũng như sử dụng.
Phân quyền nhân viên
Phân quyền nhân viên là tính năng quản lý nội bộ của Ban Quản lý sử dụng để quản lý các tài khoản theo vai trò của từng thành viên trong Ban Quản lý đối với từng nội dung công việc cụ thể.
Với chức năng này, các thành viên theo phân công công việc theo nhóm vai trò cụ thể có thể truy cập được các module ứng dụng Ban Quản trị tương ứng trên web, trên ứng dụng của Ban Quản lý hoặc có thể trên ứng dụng HomeID đối với phạm vi tòa nhà do mình phục vụ.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán là chức năng cho phép áp dụng hoặc thông báo các hình thức thanh toán đến cư dân khi sử dụng ứng dụng HomeID để thanh toán các hóa đơn và sinh hoạt phí định kỳ.
Đối với các hình thức thanh toán điện tử trực tuyến, Công ty cổ phần phần mềm & dịch vụ gia đình HomeID sẽ làm việc trực tiếp với các cổng thanh toán để đấu nối kỹ thuật đồng thời hiển thị đến Ban Quản lý lựa chọn và triển khai đến cư dân phù hợp với tình hình thực tế tại tòa nhà do mình phục vụ.
Module thông tin
Module thông tin là tập hợp các chức năng cho phép Ban Quản lý/Ban Quản trị có thể đưa và cập nhật thông tin đến cư dân trong phạm vi tòa nhà do mình quản lý.
Bảng tin tòa nhà
Bảng tin tòa nhà là chức năng dùng để thay thế bảng tin truyền thống trên mô trường ứng dụng mạng. Bảng tin sẽ hiển thị ở vị trí nổi bật trên ứng dụng HomeID để cư dân có thể xem mỗi khi mở ứng dụng lên trên điện thoại của mình.
Tin tức trên bảng tin có định dạng của một bản tin điện tử với Tiêu đề, Tập hợp các ảnh đại diện (bao gồm cả hình ảnh và Video), Thông tin trích dẫn và nội dung chi tiết của Bản tin.
Đối với các bản tin nổi bật, hệ thống ứng dụng cho phép gửi kèm mã điều khiển để chỉ thị các cách hiển thị nổi bật trên ứng dụng HomeID. Hệ thống mã điều khiển Bản tin sẽ được HomeID chuyển giao chi tiết cho đơn vị quản lý vận hành khi ký hết hợp đồng triển khai ứng dụng.
Trong bảng tin tòa nhà, Đối với những Bản tin quan trọng, Ban Quản lý có thể lựa chọn đẩy bản tin để hệ thống gửi thông báo tin nhắn đến ứng dụng HomeID nhằm tăng cường sự chú ý của cư dân.
Chuyên mục tin tức
Chuyên mục là nhóm các Bản tin có cũng một chủ đề nhằm làm rõ nội dung của bản tin cũng như giúp cư dân có thể định hướng đến những nội dung mà mình quan tâm trên ứng dụng HomeID.
Nhóm cộng đồng
Nhóm cộng đồng là chức năng cho phép cư dân có thể trao đổi và tương tác trong một phạm vi nhất định trên ứng dụng HomeID. Ban Quản lý có thể mở nhóm, tuyên bố mục đích sử dụng, ban hành quy định trao đổi trên nhóm để hiển thị đến cư dân.
Thông báo đẩy
Thông báo đẩy là danh mục các thông báo mà hệ thống hoặc Ban Quản lý/Ban Quản trị đã gửi đến cư dân để kiểm soát và truy vết các thông báo có thể gây nhầm lẫn hoặc hiểu lầm trong quá trình vận hành.
Ở chức năng này, Ban Quản lý cũng có thể tạo một thông báo đẩy đến từng căn hộ, một nhóm căn hộ hoặc toàn thể cư dân trong phạm vi tòa nhà do mình phục vụ trong đó có thể lựa chọn định danh của một bản tin, hóa đơn, thông báo, ki ốt hoặc một bản tin đính kèm. Khi thực hiện đẩy thông báo theo phương pháp này cư dân mở thông báo hệ thống trên điện thoại thì sẽ tự động chuyển đến bản tin hoặc chức năng chứa định danh của chức năng tương ứng.
Thông báo tòa nhà
Tương tự như thông báo đẩy, chức năng Thông báo tòa nhà được thiết kế riêng biệt cho việc gửi tin nhắn quản trị, các thông báo cần làm ngay hoặc các thông báo khẩn từ Ban Quản trị/Ban Quản lý đến cộng đồng cư dân.
Các thông báo tại chức năng này cho phép gắn kèm hình ảnh, file tài liệu Word, Excel, Powerpoint, PDF hoặc cũng có thể gắn kèm định danh của các chức năng tương ứng nhằm tạo sự chú ý của cư dân đến một nội dung cụ thể trên ứng dụng HomeID.
Đối với thông báo khẩn cấp, HomeID cung cấp một hệ thống mã điều khiển cho phép Ban Quản trị/Ban Quản lý gửi thông báo khẩn đến cư dân. Ứng dụng sẽ phát thông báo và hiển thị thông báo bằng một định dạng đặt biệt theo mức độ khẩn cần thông báo. Mã điều khiển sẽ được HomeID cung cấp riêng cho các Ban Quản lý khi ký hợp đồng triển khai hệ thống.
App Ban Quản lý
App Ban Quản lý là một ứng dụng được thiết kế riêng cho đối tượng sử dụng là các thành viên của Ban Quản lý tòa nhà để sử dụng tương tác với cư dân khi không sử dụng và tương tác với máy tính ở các vị trí không cố định.
App Ban quản lý thường được sử dụng cho các vai trò trong Ban Quản lý như:
- Kỹ thuật tòa nhà
- Nhân viên vệ sinh
- Nhân viên bảo vệ
Các tính năng được cung cấp trong ứng dụng Ban Quản lý:
- Tiếp nhận thông tin từ Công ty quản lý
- Nhận thông báo giao việc từ Trưởng Ban Quản lý hoặc yêu cầu xử lý từ cư dân
- Cập nhật trạng thái xử lý công việc
- Điều chuyển và phân công công việc cho thành viên nếu được thiết lập vai trò quản lý
- Tương tác & trao đổi cùng cư dân hoặc người giao việc để làm rõ thông tin hoặc phương án xử lý
