Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư thông dụng có những chức năng gì?

Đối với một khu nhà hoặc một khu đô thị, để có thể quản lý được toàn bộ hoạt động một cách xuyên suốt chúng ta cần sử dụng rất nhiều các hệ thống phần mềm từ nhiều nhà cung cấp thành phần khác nhau liên quan đến nhiều phân hệ bao gồm cả phần cứng lẫn phần mềm vì vậy cách gọi về một “phần mềm quản lý tòa nhà” chỉ là một cách gọi tắt theo thói quen từ trước đến nay chứ không thể có một phần mềm duy nhất nào có thể đảm nhận được toàn bộ các nội dung của nghiệp vụ quản lý mà chúng ta gặp phải.

Vì vậy, để hiểu một cách đầy đủ chúng ta cần phải hiểu đây là một hệ thống phần mềm và điểm quan trọng nhất là các phần mềm này có thể liên thông được với nhau thì mới mang lại trải nghiệm tối ưu cho các đối tượng sử dụng là Ban Quản Trị, Ban Quản lý và Cư dân trong một khu dân cư.

Bài viết này HomeID sẽ thông tin chi tiết để các bạn có thể nắm được một hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà cần những gì và có những tính năng nào.

Hệ thống Phần mềm Quản lý Bãi gửi xe khu dân cư

Đây là hệ thống phần mềm được cung cấp bởi các công ty cung cấp hệ thống bãi đỗ xe thông minh và được triển khai trong quá trình xây dựng khu dân cư do Chủ đầu tư chi trả chi phí ban đầu trong cấu thành giá đầu tư của cả khu đô thị. Hệ thống này khi đi vào hoạt động sẽ thuộc quyền quản lý và khai thác của Chủ đầu tư và ủy quyền cho Công ty quản lý để vận hành sử dụng vận hành hệ thống. Phần mềm này bao gồm các cấu thành sau:

Hệ thống phần cứng điều khiển đóng mở cổng ra vào bãi gửi xe.
Hệ thống cảm biến đỗ xe (đối với các bãi đỗ xe thông minh) để biết trạng thái slot xe đang sử dụng.
Hệ thống camera đọc và nhận dạng biển số
Hệ thống quét và đọc thẻ gửi xe
Phần mềm quản lý thẻ và đăng ký thẻ gửi xe của cư dân bao gồm chức năng nhập, sửa, xóa, quản lý thời hạn, trạng thái sử dụng của thẻ…
Chức năng quản lý phí, thu phí của người gửi xe (theo tháng hoặc theo lượt)

Hệ thống phần mềm giám sát an ninh tòa nhà

Kết hợp cùng các camera giám sát an ninh, đây là hệ thống phần mềm thông minh cho phép phân chia hiển thị các hình ảnh thu được trên các màn hình giám sát hoặc thông qua các máy điện thoại được kết nối. Đây là hệ thống ứng dụng bao gồm cả ứng dụng thông qua nền web, app trên điện thoại di động.

Đối với một số phần mềm có khả năng thông minh cao, chúng còn cho phép nhận diện khuôn mặt để phát hiện cư dân, khách hoặc người lạ đến khu nhà đồng thời gửi cảnh báo đến bộ phận giám sát để theo dõi khi cần thiết.

Hệ thống phần mềm ghi chỉ số công tơ điện, nước

Đây là hệ thống phần mềm trợ giúp cho Ban Quản lý tòa nhà nhằm tự động hóa công tác ghi chỉ số hóa đơn điện nước định kỳ nhằm giảm thiểu các thao tác thủ công cũng như ngăn ngừa những sai sót qua việc ghi chép bằng tay của nhân viên Ban quản lý tòa nhà.

Hệ thống phần mềm này hoạt động dựa trên nguyên tắc dãn mã QR và công tơ điện hoặc đồng hồ nước tương ứng của từng căn hộ. Đến kỳ nhân viên BQL tòa nhà sẽ quét mã QR và chỉ số công tơ, phần mềm sẽ tự động nhận diện căn hộ thông qua mã QR và nhận diện chỉ số thông qua hình ảnh rồi truyền về cơ sở dữ liệu trung tâm từ đó ghi nhận chỉ số đầu, chỉ số cuối rồi tính toán ra chỉ số tiêu thụ của từng căn hộ trong khu nhà.

Phần mềm bao gồm 2 cấu phần chính:

Phân hệ quản lý: Sử dụng để đăng ký căn hộ, thông tin của thuê bao điện/nước; Quản lý và in mã QR; In thông báo chỉ số tiêu thụ
Phân hệ nhận diện: Là ứng dụng trên điện thoại sử dụng như đầu vào để đọc thông tin chỉ số điện nước.

Phần mềm theo dõi bảo trì & vệ sinh định kỳ

Sẽ tùy từng yêu cầu, quy mô và phạm vi công việc của từng khu dân cư mà Ban Quản lý có thể cân nhắc sử dụng phần mềm hoặc có thể ứng dụng hệ thống bảng tính Excel để theo dõi lịch trình, phân công cũng như giám sát thực hiện công việc bảo trì kỹ thuật hoặc vệ sinh của tòa nhà. Phần mềm khi được áp dụng sẽ có những chức năng cơ bản như sau:

Quản lý danh mục và hồ sơ kỹ thuật hệ thống kỹ thuật cần cần thực hiện
Quản lý tần suất bảo trì và check list các công việc cần thực hiện
Quản lý phân công bảo trì và thực hiện check list
Hệ thống báo cáo mobile để nhân viên bảo trì có thể chụp ảnh, báo cáo công việc khi thực hiện bảo trì
Hệ thống quản lý vật tư kỹ thuật cần thay thế, sửa chữa
Hệ thống công bố thông tin đến cư dân

Phần mềm quản lý, thu phí và giao tiếp cư dân

Đây là hệ thống phần mềm đảm nhận vai trò quản lý cư dân, theo dõi việc sử dụng, thu phí dịch vụ, tiếp nhận yêu cầu/phản ánh, theo dõi thực hiện công việc và giao tiếp với cư dân tòa nhà nhằm đảm bảo sự thông suốt cũng như mang lại trải nghiệm hài lòng của khách hàng mà Ban Quản lý phục vụ.

Đây chính là hệ thống mà ứng dụng HomeID được thiết kế bao gồm các phân hệ chính với chi tiết dưới đây:

Phân hệ dành cho Ban Quản lý: Xem chi tiết tại Tính năng dành cho Ban Quản lý

Phân hệ dành cho Cư dân: Xem chi tiết tại Tính năng dành cho Cư dân

Tính liên thông giữa các phần mềm

Có rất nhiều những phần mềm, hệ thống riêng rẽ trong việc quản lý tòa nhà và có thể được cung cấp bởi nhiều đơn vị tại nhiều thời điểm khác nhau vì vậy sẽ có những bất cập khi phải duy trì vận hành nhiều hệ thống đối với Ban Quản lý cũng như phát sinh những bất tiện, sai lệch khi phải chuyển qua lại giữa nhiều phần mềm.

Việc liên thông dữ liệu là một yêu cầu cấp thiết tuy nhiên cũng khó khả thi khi có rất nhiều nhà cung cấp ứng dụng hoạt động độc lập, khác biệt về nền tảng công nghệ cũng như khó có thể nói chuyện được với nhau.

HomeID hiện tại đã làm việc và liên thông dữ liệu hoàn chỉnh với hệ thống phần mềm kiểm tra điện nước, hệ thống phần mềm quản lý bãi gửi xe theo đó các phần mềm cùng với hệ thống kế toán, quản lý cư dân của HomeID vận hành như một BackEnd và app HomeID Cư dân như một FrontEnd thống nhất để cung cấp một giải pháp hoàn thiện đến với các Khu cư dân trong quá trình chuyển đổi số hoạt động mới.

Hy vọng với những thông tin trên sẽ mang lại một góc nhìn tổng thể liên quan đến phần mềm quản lý tòa nhà mà các Ban Quản lý, Ban Quản trị hay cư dân các khu đô thị thường nhắc đến.