Kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê

1. Kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê cần nắm rõ

Để kinh doanh cho thuê căn hộ mang lại lợi nhuận lâu dài thì các chủ đầu tư cần có kế hoạch quản lý rõ ràng và cụ thể.

Tìm người thuê nhà “chất lượng”

Căn hộ bị bỏ không là mỗi giờ mỗi phút chủ nhà mất đi các khoản chi phí đầu tư mà không đem về lợi nhuận. Chính vì lẽ đó, bạn cần phải nhanh chóng tìm kiếm khách thuê. Có khá nhiều cách mà bạn có thể sử dụng để quảng bá và tìm kiếm người thuê nhà:

• Quảng cáo mạng xã hội: Bạn có thể đăng tin cho thuê trên các mạng xã hội như facebook, zalo hay Facebook… Ngoài việc đăng tải lên trang cá nhân, bạn nên gia nhập và đăng tin vào các nhóm cho và tìm thuê nhà. Tại đây luôn tập trung số lượng lớn những người có nhu cầu tìm thuê các căn hộ…
• Tiếp thị truyền thống: Bên cạnh việc đăng tải thông tin lên mạng xã hội, bạn có thể sử dụng các kênh truyền thống như phát tờ rơi, đăng báo, radio…
• Đăng bài trên các sàn bất động sản: Các sàn bất động sản luôn là nguồn thông tin lớn mà người thuê thường quan tâm. Một số sàn bất động sản nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo như batdongsan.com, rever, propzy…
• Tiếp thị truyền miệng: Hãy xây dựng và duy trì các mối quan hệ với các khách thuê cũ vì biết đâu chính họ sẽ giới thiệu khách mới cho bạn. Họ đã từng sử dụng và trải nghiệm dịch vụ của bạn trước đó nên lời giới thiệu của họ rất uy tín. Đây chính là kênh truyền thông tốn ít chi phí và có khả năng chuyển đổi cao nhất mà bạn nên quan tâm.
• Tìm người thuê qua môi giới: Đối với các chủ đầu tư muốn tiết kiệm thời gian, công sức và không ngại phải bỏ chi phí thì có thể nhờ đến môi giới. Người môi giới sẽ là người xử lý hết các công đoạn, từ đăng tin, tìm người, chỉ đường và giới thiệu mặt bằng… Bạn chỉ cần tiến hành trao đổi giá và làm hợp đồng.

Ký hợp đồng rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm mỗi bên

Các nhà quản lý căn hộ giàu kinh nghiệm đúc rút ra rằng để đảm bảo quyền lợi, hợp đồng cần ghi rõ các điều khoản và quy định mà hai bên buộc phải tuân theo trong quá trình thuê và cho thuê. Thông thường các điều khoản này sẽ bao gồm:

• Chi phí thuê nhà hàng tháng, tiền cọc nhà nếu có.
• Chi phí điện nước, mạng internet, các phí dịch vụ như vệ sinh, giặt là…
• Quy định về giờ giấc, sinh hoạt nếu có.
• Quy định về thời hạn đóng tiền nhà.
• Quy định về quyền sử dụng và nghĩa vụ của bên thuê khi sử dụng các đồ nội thất có sẵn.
• Quy định về dịch vụ bảo trì căn hộ của bên cho thuê.
• Một số quy định khác tùy trường hợp cụ thể.

Hai bên cần trao đổi rõ và thống nhất các điều khoản này trong hợp đồng. Sau khi chấp thuận thì tiến hành ký hợp đồng và cam kết thực hiện. Hợp đồng nên được in ra thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

Trong quá trình cho thuê và thuê căn hộ, nếu một trong hai bên không tuân thủ quy định thì có thể căn cứ vào hợp đồng để xử phạt và bồi thường.

Kiểm tra căn hộ trước khi bàn giao cho người thuê

Một trong các kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả là bạn nên kiểm tra tình trạng căn hộ kỹ lưỡng trước khi bàn giao. Hãy đảm bảo rằng:

• Hệ thống điện nước, phòng cháy chữa cháy của căn hộ ổn định.
• Các thiết bị như tivi, điều hòa, điều khiển, bếp và các thiết bị điện khác vẫn hoạt động bình thường.
• Tường, trần, sàn và các đồ nội thất không bị trầy, xước hoặc hỏng hóc…
• Các cửa, ổ khóa vẫn hoạt động tốt.

Khi đã kiểm tra và chắc chắn những vấn đề trên, hãy trao đổi kỹ với người thuê và lập biên bản bàn giao có chữ ký của hai bên. Việc này sẽ góp phần đảm bảo quyền lợi của bạn, đồng thời giúp bạn nắm được tình trạng tài sản của mình.

Thời điểm người thuê muốn chuyển đi, nếu căn hộ không như hiện trạng ban đầu, bạn có thể căn cứ vào biên bản này để trao đổi và yêu cầu bồi thường nếu cần.

Thường xuyên bảo trì căn hộ cho thuê và tài sản

Thường xuyên bảo trì là một kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ. Khi bảo trì thường xuyên chắc chắn bạn sẽ bị tốn thêm chi phí nhưng đây là một khoản đầu tư xứng đáng. Vì chỉ khi bạn bảo trì đều đặn, bạn mới có thể phát hiện và kịp thời sửa chữa những hỏng hóc phát sinh. Từ đó kéo dài tuổi thọ cho các trang thiết bị của căn hộ.

Bên cạnh đó, việc bảo trì thường xuyên còn thể hiện bạn là một chủ nhà chu đáo, quan tâm đến người thuê. Khi điều kiện cơ sở vật chất tốt, dịch vụ chu đáo thì chắc chắn người thuê sẽ ở lâu. Điều này chính là tiền đề cho lợi nhuận ổn định và lâu dài cho các chủ đầu tư.

• Bảo trì hàng tháng: Kiểm tra hệ thống thông khí, các trang thiết bị điện và hệ thống phòng cháy chữa cháy. Kiểm tra tình trạng côn trùng và tiêu diệt nếu có và vệ sinh lồng máy giặt, máy sấy…
• Bảo trì theo mùa: Kiểm tra hệ thống chống nóng và làm mát mùa hè, kiểm tra hệ thống thoát nước vào mùa mưa và tỉa các cây cối rậm rạp có khả năng tác động xấu vào căn hộ
• Bảo trì theo năm: Kiểm tra và xử lý các kẽ hở, vết nứt và thông, hút bể phốt, làm sạch bộ lọc của điều hòa và bình nóng lạnh, bình trữ nước để loại bỏ cặn bẩn…

Ngoài ra, chủ đầu tư cũng cần chuẩn bị sẵn tinh thần để xử lý trường hợp khẩn cấp một cách kịp thời như:

• Rò rỉ đường dẫn nước.
• Rò rỉ khí gas trong trường hợp căn hộ sử dụng bếp gas.
• Hỏng hóc, chập điện, hoặc cháy bóng đèn…
• Đường cống bị tắc nước…

Khi phát sinh các vấn đề này, bạn nên lập tức cho người sửa chữa, để đảm bảo an toàn cho người sử dụng, đồng thời hạn chế tối đa tổn thất về mặt tài sản.

Thường xuyên giám sát các dịch vụ thuê ngoài

Kinh nghiệm quản lý tòa nhà cho thấy khi sử dụng các dịch vụ thuê ngoài như chống dột, chống thấm, sửa chữa điện nước, bảo trì điều hòa… bạn cần phải giám sát các hoạt động này.

Việc giám sát sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các đơn vị này xử lý các vấn đề sửa chữa chính xác và nhanh chóng, tránh mất thời gian và tiền bạc của bạn, cũng như giảm thiểu ảnh hưởng đến cuộc sống của người thuê.

Bên cạnh đó, khi giám sát bạn cũng cần chắc chắn không xảy ra tình trạng hư hỏng, thất thoát các tài sản của bạn cũng như tài sản cá nhân của khách thuê căn hộ. Đồng thời cần đảm bảo sự riêng tư và thông báo sớm cho khách hàng về lịch trình bảo dưỡng.

Quản lý người thuê căn hộ

Việc nắm rõ các thông tin về người thuê là một trong các kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả nhất. Trước khi bàn giao nhà, bạn cần trao đổi kỹ và thống nhất về mục đích sử dụng căn hộ.

Trong quá trình cho thuê, bạn cũng cần phải quản lý hồ sơ người thuê kỹ lưỡng, đăng ký các thủ tục tạm trú tạm vắng với chính quyền.
Đồng thời, bạn cần nắm rõ các phương thức liên lạc với người thuê căn hộ, để có thể thuận tiện gửi các thông báo như: chi phí điện nước, thu phí dịch vụ, lịch cắt điện đột xuất….

Ngoài ra, để nâng cao trải nghiệm dịch vụ bạn cũng cần đáp ứng kịp thời các yêu cầu sửa chữa của người sử dụng căn hộ.

Lưu trữ hồ sơ cho thuê

Lưu trữ hồ sơ cho thuê cũng là một kinh nghiệm quản lý căn hộ mà bạn nên ghi nhớ để hạn chế những rủi ro trong tương lai. Hồ sơ cho thuê bạn cần lưu giữ bao gồm:

• Hợp đồng cho thuê ghi đầy đủ các điều kiện, điều khoản… có chữ ký của hai bên.
• Biên bản bàn giao hiện trạng căn hộ có chữ ký của hai bên.
• Ảnh, video quay chụp lại hiện trạng căn hộ khi bàn giao.

Đây đều là những văn bản, tài liệu quan trọng, sẽ giúp ích cho bạn trong những trường hợp xảy ra tranh chấp, hoặc phát sinh các vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, việc lưu trữ các hồ sơ này theo một hệ thống sẽ giúp bạn tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn trong trường hợp cần thiết.

Sử dụng các ứng dụng thông minh

Những người giàu kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê thường sử dụng đến các công cụ hỗ trợ. Điển hình là các ứng dụng quản lý thông minh. Các ứng dụng này cho phép quản lý toàn bộ dữ liệu, công việc của căn hộ cho thuê thông qua các danh mục được thiết kế sẵn liên quan đến:

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý tài chính, báo cáo thu chi.
• Quản lý báo cáo hóa đơn, hợp đồng.
• Quản lý trang thiết bị, các danh mục sửa chữa của tòa nhà căn hộ.
• Quản lý số điện nước.

Ưu điểm của phương pháp này là giúp tiết kiệm thời gian công sức và giảm thiểu chi phí nhân sự trong vấn đề quản lý, lưu trữ. Với các danh mục được chia và sắp xếp rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng tra cứu lại khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu sai sót khi quản lý căn hộ. Các ứng dụng này giúp việc quản lý căn hộ cho thuê trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng phương pháp thủ công.

2. Những lưu ý khi quản lý căn hộ cho thuê

Để đảm bảo quyền lợi của bản thân cũng như mang lại lợi ích lâu dài khi cung cấp dịch vụ căn hộ cho thuê các nhà quản lý giàu kinh nghiệm khuyên bạn bạn cần lưu ý những điều sau:

• Hiểu biết về luật cho thuê: Hiểu biết về pháp luật sẽ giúp bạn tránh được tối đa những sai phạm khi kinh doanh dịch vụ này. Bên cạnh đó, chấp hành luật pháp sẽ giúp bạn được luật pháp bảo vệ khi xảy ra các vấn đề tranh chấp.
• Thiết lập các quy trình cho thuê: Các quy trình cho thuê sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc. Cách làm việc rõ ràng, minh bạch cũng sẽ giúp bạn trở nên uy tín và đáng tin cậy hơn trong mắt người thuê nhà.
• Không nên để người thuê tự thực hiện sửa chữa: Nếu người thuê tự sửa chữa có thể bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền nhỏ trước mắt. Nhưng về lâu dài, khi những sửa chữa hoặc thay đổi bị khác biệt đi so với thiết kế hoặc kết cấu của tòa nhà sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản của bạn. Do đó, khi xảy ra hỏng hóc hãy tự mình tìm dịch vụ và tiến hành sửa chữa.
• Giao dịch nhất quán và hợp pháp với người thuê nhà: Khi xảy ra các tình huống phát sinh mà bạn cần xử phạt hoặc chấm dứt hợp đồng thuê nhà thì hãy nhất quán và áp dụng các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Và việc quan trọng nhất là các hành động này phải được thực hiện một cách hợp pháp. Hãy thường xuyên cập nhật về các quy định của pháp luật hiện hành và chắc chắn rằng bạn đã tuân thủ đúng.